Politica de confidențialitate

Compania Wilh. Werhahn KG acordă o mare importanță protecției datelor cu caracter personal. Prezenta politică de confidențialitate explică modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal atunci când se utilizează linia de asistență pentru conformitate (Compliance-Helpline). 

Responsabilă pentru prelucrarea datelor cu caracter personal este compania:

Wilh. Werhahn KG
Königstr. 1
41460 Neuss
Germania
Tel.: +49 2131 916-0
E-mail: info@werhahn.de
Site web: www.werhahn.de

Puteți contacta responsabilul nostru cu protecția datelor la:
Wilh. Werhahn KG
Responsabilul cu protecția datelor
Königstr. 1
41460 Neuss
Germania
Tel.: +49 2131 916-0
E-mail: datenschutz@werhahn.de
Site web: www.werhahn.de

Prelucrarea datelor cu caracter personal în cazul utilizării liniei de asistență pentru conformitate (Compliance-Helpline)
Utilizarea liniei de asistență pentru conformitate se face, în principiu, în mod complet anonim. Astfel, linia de asistență poate fi utilizată fără a fi necesară furnizarea datelor dvs. cu caracter personal. Cu toate acestea, în cadrul procesului, puteți furniza date cu caracter personal voluntar, de exemplu informații privind identitatea dumneavoastră, prenumele și numele, țara de reședință, numărul de telefon sau adresa de e-mail. 

Site-ul web al liniei de asistență pentru conformitate asigură utilizarea anonimă printr-o conexiune criptată. În timpul utilizării, nu se colectează nici adresa dvs. IP, nici locația dvs. actuală. Limba selectată este stocată printr-un așa-numit cookie de sesiune doar în cadrul procesului de selectare a limbii pe care îl efectuați. Nu se efectuează prelucrarea altor date (în special date de navigare). Prin urmare, nu este posibilă identificarea utilizatorilor liniei de asistență pentru conformitate pe baza datelor de utilizare.

După trimiterea unei sesizări, veți primi un link de acces și o parolă personală pentru căsuța poștală a liniei de asistență pentru conformitate, pentru a putea comunica în continuare în condiții de confidențialitate după sesizarea inițială.

Compania Wilh. Werhahn KG gestionează linia de asistență pentru conformitate atât pentru propria companie, cât și pentru celelalte întreprinderi din cadrul Grupului Werhahn. Sesizările transmise prin linia de asistență pentru conformitate nu sunt prelucrate de compania Wilh. Werhahn KG, ci sunt transmise către mediatorul extern (ombudsman), dna prof. dr. Eva Kohler, Ruhrtal 5, 58456 Witten/Germania. Mediatorul (ombudsmanul) efectuează o primă evaluare a sesizării și decide dacă este necesar să se transmită informații reprezentanților întreprinderii vizate. Dacă este cazul, ea transmite datele cu caracter personal necesare pentru informarea cu privire la sesizare reprezentanților companiei desemnați în acest scop. Datele dumneavoastră cu caracter personal nu vor fi transmise nici nouă, nici companiei în cauză, dacă menționați acest lucru în mod corespunzător în formularul completat. 

Scopul și temeiul juridic al prelucrării
Datele cu caracter personal colectate în legătură cu linia de asistență pentru conformitate sunt prelucrate în scopul investigării sesizărilor privind încălcări care fac obiectul raportării și, dacă este cazul, al clarificării suspiciunilor privind sesizări false, făcute cu intenție sau din neglijență gravă. Temeiul juridic pentru prelucrarea datelor îl constituie articolul 6 alineatul (1) literele (c) și (f) din RGPD, precum și Legea privind obligațiile de diligență ale întreprinderilor pentru prevenirea încălcării drepturilor omului în lanțurile de aprovizionare (LkSG) și Legea privind protecția informatorilor (HinSchG). Companiile din cadrul Grupului Werhahn au obligația de a înființa servicii interne de raportare și de a proteja persoanele care fac sesizări. De asemenea, acestea au un interes legitim în a asigura respectarea legilor și a politicilor de către angajații Grupului Werhahn.

În cazul în care o sesizare se referă la un fapt care nu constituie o încălcare care să justifice raportarea, dar care necesită implicarea altor departamente sau divizii din cadrul Grupului Werhahn, datele cu caracter personal stocate în legătură cu sesizarea pot fi transmise departamentelor sau diviziilor competente din cadrul companiei respective a Grupului Werhahn, după consultarea persoanei care a făcut sesizarea și cu acordul acesteia. Temeiul juridic al acestei prelucrări îl constituie articolul 6 alineatul (1) teza 1 literele (a) și (f) din RGPD.

Transmiterea datelor cu caracter personal
Datele cu caracter personal colectate în legătură cu linia de asistență pentru conformitate sunt transmise, în funcție de situația concretă, următoarelor entități:
  • cadrelor de conducere și responsabililor de conformitate din cadrul companiilor Grupului Werhahn, precum și departamentelor și diviziilor, în măsura în care pot fi implicate în anchete de conformitate în cadrul atribuțiilor lor. O listă a companiilor din cadrul Grupului Werhahn care fac obiectul analizei se regăsește în lista acționarilor din raportul anual corespunzător al companiei Wilh. Werhahn KG, care publicată pe site-ul web al Wilh. Werhahn KG. Unele dintre aceste societăți își au sediul în țări din afara Uniunii Europene (UE) și a Spațiului Economic European (SEE). Pentru aceste țări, într-o listă pe care o puteți obține de la responsabilii de conformitate din cadrul companiei dumneavoastră, se menționează dacă, conform constatărilor Comisiei Europene, acestea dispun de un nivel adecvat de protecție a datelor (art. 45 din RGPD) sau ce garanții adecvate sau corespunzătoare privind protecția datelor a implementat Grupul Werhahn pentru a permite un transfer legal de date către aceste societăți. În cazul în care au fost implementate garanții privind protecția datelor, le puteți obține și de la responsabilii de conformitate din cadrul companiei dumneavoastră.
  • Autoritățile de aplicare a legii și alte autorități, precum și instanțele judecătorești, în cazul în care acestea dispun și solicită derogări de la confidențialitate.

Durata stocării
În cazul în care, în urma unei sesizări adresate liniei de asistență pentru conformitate, se colectează sau se prelucrează date cu caracter personal, acestea trebuie păstrate numai pe durata și în măsura în care este necesar pentru îndeplinirea sarcinilor liniei de asistență pentru conformitate în vederea soluționării sesizării. Ulterior, în special după finalizarea procedurii, acestea trebuie șterse imediat. Datele vor fi șterse și în cazul în care nu se efectuează o anchetă internă.

Drepturile dumneavoastră
Orice persoană vizată are dreptul la informații în conformitate cu articolul 15 din RGPD, dreptul la rectificare în conformitate cu articolul 16 din RGPD, dreptul la ștergere în conformitate cu articolul 17 din RGPD, dreptul la restricționarea prelucrării în conformitate cu articolul 18 din RGPD, precum și dreptul la portabilitatea datelor prevăzut la articolul 20 din RGPD.

În cazul prelucrării datelor cu caracter personal în scopul îndeplinirii unor sarcini de interes public (articolul 6 alineatul (1) litera (e) din RGPD) sau în scopul protejării unor interese legitime (articolul 6 alineatul (1) litera (f) din RGPD), vă puteți opune în orice moment prelucrării datelor cu caracter personal care vă privesc, cu efect pentru viitor (dreptul la opoziție – articolul 21 din RGPD).

Dacă doriți să vă exercitați drepturile menționate mai sus, vă rugăm să ne contactați la adresa indicată mai sus. 

În plus, aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere competentă în materie de protecție a datelor (articolul 77 din RGPD).