Privacybeleid
Wilh. Werhahn KG neemt de bescherming van persoonsgegevens zeer ernstig. Dit privacybeleid licht de verwerking van persoonsgegevens bij het gebruik van de Compliance-Helpline toe.
De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:
Wilh. Werhahn KG
Königstr. 1
41460 Neuss
Duitsland
Tel.: +49 2131 916-0
E-mail: info@werhahn.de
Website: www.werhahn.de
Wilh. Werhahn KG
Königstr. 1
41460 Neuss
Duitsland
Tel.: +49 2131 916-0
E-mail: info@werhahn.de
Website: www.werhahn.de
Met onze functionaris voor gegevensbescherming kunt u contact opnemen via:
Wilh. Werhahn KG
Functionaris voor gegevensbescherming
Königstr. 1
41460 Neuss
Duitsland
Tel.: +49 2131 916-0
E-mail: datenschutz@werhahn.de
Website: www.werhahn.de
Wilh. Werhahn KG
Functionaris voor gegevensbescherming
Königstr. 1
41460 Neuss
Duitsland
Tel.: +49 2131 916-0
E-mail: datenschutz@werhahn.de
Website: www.werhahn.de
Verwerking van persoonsgegevens bij gebruik van de Compliance-Helpline
Het gebruik van de Compliance-Helpline verloopt in principe volledig anoniem en kunt u daarom gebruiken zonder persoonsgegevens te verstrekken. In het kader van het proces kunt u wel vrijwillig persoonsgegevens verstrekken, bijvoorbeeld gegevens over uw identiteit, voor- en achternaam, land van verblijf, telefoonnummer of e-mailadres.
Het gebruik van de Compliance-Helpline verloopt in principe volledig anoniem en kunt u daarom gebruiken zonder persoonsgegevens te verstrekken. In het kader van het proces kunt u wel vrijwillig persoonsgegevens verstrekken, bijvoorbeeld gegevens over uw identiteit, voor- en achternaam, land van verblijf, telefoonnummer of e-mailadres.
De website van de Compliance-Helpline garandeert een anoniem gebruik via een versleutelde verbinding. Tijdens het gebruik worden noch uw IP-adres, noch uw huidige locatie verzameld. Alleen bij uw taalkeuze wordt de gekozen taal door een zogenaamde sessiecookie opgeslagen. Andere gegevens (met name browsergegevens) worden niet verwerkt. Bijgevolg is het niet mogelijk om gebruikers van de Compliance-Helpline via gebruiksgegevens te identificeren.
Na het versturen van een aanwijzing ontvangt u en toegangs link en een persoonlijk wachtwoord voor de mailbox van de Compliance-Helpline, zodat u na uw eerste melding op een beschermde manier kunt blijven communiceren.
Wilh. Werhahn KG beheert de Compliance-Helpline voor zichzelf en de andere ondernemingen van de Werhahn-groep. Meldingen via de Compliance-Helpline worden niet door Wilh. Werhahn KG verwerkt, maar worden doorgegeven aan de externe ombudspersoon, Prof. Dr. Eva Kohler, Ruhrtal 5, 58456 Witten/Duitsland. De ombudspersoon maakt een eerste beoordeling van de melding en beslist of er informatie moet worden verstrekt aan de vertegenwoordigers van de betreffende onderneming. Indien dit het geval is, geeft zij de persoonsgegevens die nodig zijn voor de informatie over de melding door aan de geselecteerde vertegenwoordigers van de onderneming. Uw persoonsgegevens worden niet aan ons of de betreffende onderneming doorgegeven als u dit bij uw melding aangeeft.
Doel en rechtsgrondslag van de gegevensverwerking
De persoonsgegevens die in het kader van de Compliance-Helpline zijn verzameld, worden verwerkt om aanwijzingen voor overtredingen die relevant zijn voor de melding op te volgen en, indien nodig, voor het ophelderen van een vermoeden van opzettelijk of door grove nalatigheid onjuiste aanwijzingen. De rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking is artikel 6, lid 1, punten c) en f) van de AVG en de Duitse wet inzake de zorgvuldigheidsplicht ter voorkoming van schendingen van de mensenrechten in de toeleveringsketen (LkSG) en de wet op de bescherming van klokkenluiders (HinSchG). De ondernemingen van de Werhahn-Groep zijn verplicht om interne meldpunten op te richten en klokkenluiders te beschermen. Zij hebben er ook een legitiem belang bij om de naleving van wetten en richtlijnen door medewerkers van de Werhahn-Groep te waarborgen.
De persoonsgegevens die in het kader van de Compliance-Helpline zijn verzameld, worden verwerkt om aanwijzingen voor overtredingen die relevant zijn voor de melding op te volgen en, indien nodig, voor het ophelderen van een vermoeden van opzettelijk of door grove nalatigheid onjuiste aanwijzingen. De rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking is artikel 6, lid 1, punten c) en f) van de AVG en de Duitse wet inzake de zorgvuldigheidsplicht ter voorkoming van schendingen van de mensenrechten in de toeleveringsketen (LkSG) en de wet op de bescherming van klokkenluiders (HinSchG). De ondernemingen van de Werhahn-Groep zijn verplicht om interne meldpunten op te richten en klokkenluiders te beschermen. Zij hebben er ook een legitiem belang bij om de naleving van wetten en richtlijnen door medewerkers van de Werhahn-Groep te waarborgen.
Indien een melding betrekking heeft op een proces dat geen te melden overtreding vormt, maar een doorverwijzing naar andere afdelingen of vakgebieden binnen de Werhahn-Groep vereist, kunnen de persoonsgegevens die in het kader van de melding worden bewaard na overleg met de klokkenluider en diens toestemming worden doorgegeven aan de bevoegde afdelingen binnen de betreffende onderneming van de Werhahn-Groep. De rechtsgrondslag voor deze verwerking is artikel 6, lid 1 zin 1 punten a) en f) van de AVG.
Overdracht van persoonsgegevens
De persoonsgegevens die in het kader van de Compliance-Helpline zijn verzameld, worden afhankelijk van elke specifieke situatie aan de volgende ontvangers doorgegeven:
De persoonsgegevens die in het kader van de Compliance-Helpline zijn verzameld, worden afhankelijk van elke specifieke situatie aan de volgende ontvangers doorgegeven:
- Managers en compliance-medewerkers van de ondernemingen van de Werhahn-Groep evenals afdelingen, voor zover zij in het kader van hun functie betrokken zijn bij compliance-onderzoeken. Een opsomming van de ondernemingen binnen de Werhahn-groep die in aanmerking komen, vindt u in de lijst van aandeelhouderschap in het respectieve jaarverslag van Wilh. Werhahn KG, die op de homepage van Wilh. Werhahn KG is gepubliceerd. Sommige van deze ondernemingen bevinden zich in landen buiten de Europese Unie (EU) en de Europese Economische Ruimte (EER). Voor deze landen wordt in een lijst, die u kunt opvragen bij de compliance-officers die voor uw onderneming verantwoordelijk zijn, aangegeven of zij volgens de bevindingen van de Europese Commissie (art. 45 van de AVG) een adequaat niveau van gegevensbescherming bieden of welke passende of adequate gegevensbeschermingsgaranties de Werhahn-groep heeft geïmplementeerd om een rechtmatige overdracht van gegevens aan deze ondernemingen mogelijk te maken. Indien garanties voor gegevensbescherming zijn geïmplementeerd, kunt u deze ook opvragen bij de compliance-officers die verantwoordelijk zijn voor uw onderneming.
- Wetshandhavingsinstanties en andere autoriteiten evenals rechtbanken indien zij beroep doen op de uitzonderingen op vertrouwelijkheid en de gegevens vereisen.
Bewaartermijn
Indien bij een melding aan de Compliance-Helpline persoonsgegevens worden verzameld of verwerkt, worden deze slechts bewaard zolang en voor zover de taken van de Compliance-Helpline dit vereisen voor de verwerking van de melding. Daarna, in het bijzonder wanneer de procedure is afgesloten, moeten de gegevens onmiddellijk worden gewist. De gegevens worden eveneens gewist als er geen intern onderzoek wordt uitgevoerd.
Indien bij een melding aan de Compliance-Helpline persoonsgegevens worden verzameld of verwerkt, worden deze slechts bewaard zolang en voor zover de taken van de Compliance-Helpline dit vereisen voor de verwerking van de melding. Daarna, in het bijzonder wanneer de procedure is afgesloten, moeten de gegevens onmiddellijk worden gewist. De gegevens worden eveneens gewist als er geen intern onderzoek wordt uitgevoerd.
Uw rechten
Elke betrokkene heeft het recht op inzage op grond van artikel 15 van de AVG, het recht op rectificatie op grond van artikel 16 van de AVG, het recht op vergetelheid op grond van artikel 17 van de AVG, het recht op beperking van de verwerking op grond van artikel 18 van de AVG evenals het recht om gegevens over te dragen op grond van artikel 20 van de AVG.
Elke betrokkene heeft het recht op inzage op grond van artikel 15 van de AVG, het recht op rectificatie op grond van artikel 16 van de AVG, het recht op vergetelheid op grond van artikel 17 van de AVG, het recht op beperking van de verwerking op grond van artikel 18 van de AVG evenals het recht om gegevens over te dragen op grond van artikel 20 van de AVG.
Bij verwerking van persoonsgegevens voor de uitvoering van taken van algemeen belang (artikel 6, lid 1, punt e) van de AVG) of voor de uitvoering van gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1 punt f), van de AVG), kunt u steeds bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens met werking voor de toekomst (recht van bezwaar (artikel 21 van de AVG).
Als u de bovenstaande rechten wilt laten gelden, kunt u contact met ons opnemen op het bovenstaande adres.
Bovendien heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (artikel 77 AVG).