Procedureregels
van de Compliance Helpline
Deze procedureregels gelden voor alle meldingen die de Compliance Helpline ontvangt, behalve voor klachten van klanten of zakenpartners over verstoringen van de zakelijke relatie, waarvoor in dat geval de betreffende klantenservice verantwoordelijk is.
Meldingen kunnen worden gedaan door werknemers en door externe derden, in het bijzonder door potentieel betrokken partijen.
De Compliance Helpline staat onder toezicht van de volgende externe ombudsman:
Prof. Dr. Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, Duitsland
De Compliance Helpline is bereikbaar via de volgende kanalen, die voor de melder gratis zijn:
Ruhrtal 5
58456 Witten, Duitsland
De Compliance Helpline is bereikbaar via de volgende kanalen, die voor de melder gratis zijn:
- het beschermde en versleutelde contactformulier op deze pagina
- per e-mail naar kohler@helpline-werhahn.de
- per telefoon: 00800 17 17 17 17 (internationaal bereikbaar)
Voor de volgende landen gelden speciale nummers:
India: 000800 049 0030
Japan: 010 800 17 17 17 17
Japan: 0033 010800 17 17 17 17 (van andere netwerken via NTT)
Japan: 001 010800 17 17 17 17 (van andere netwerken via KDDI)
Japan: 0061 010800 17 17 17 17 (van andere netwerken via Softbank)
Canada: 011800 17 17 17 17
Rusland: 810 800 17 17 17 17
Turkije: 00800 491 17 17 17 17
Oekraïne: 0800 503998
USA: 1 833 209 6531
Japan: 010 800 17 17 17 17
Japan: 0033 010800 17 17 17 17 (van andere netwerken via NTT)
Japan: 001 010800 17 17 17 17 (van andere netwerken via KDDI)
Japan: 0061 010800 17 17 17 17 (van andere netwerken via Softbank)
Canada: 011800 17 17 17 17
Rusland: 810 800 17 17 17 17
Turkije: 00800 491 17 17 17 17
Oekraïne: 0800 503998
USA: 1 833 209 6531
Meldingen kunnen ook worden gedaan aan de compliance officer van de betrokken onderneming. Deze procedureregels zijn ook van toepassing op deze meldingen.
Bij een melding worden de volgende processtappen onderscheiden:
| A. | Bevestiging van ontvangst
| B. | Vastlegging van de gemelde feiten
| C. | Uitleg van de procedure
| D. | Vertrouwelijkheid, verbod op represailles
| E. | Documentatie
| F. | Verdere procedure, vervolgmaatregelen
| G. | Corrigerende maatregelen
| H. | Feedback
| I. | Termijnen voor verwijdering
| B. | Vastlegging van de gemelde feiten
| C. | Uitleg van de procedure
| D. | Vertrouwelijkheid, verbod op represailles
| E. | Documentatie
| F. | Verdere procedure, vervolgmaatregelen
| G. | Corrigerende maatregelen
| H. | Feedback
| I. | Termijnen voor verwijdering
A. Bevestiging van ontvangst
De ontvangstbevestiging wordt gewoonlijk gedaan via het meldingskanaal dat gekozen is door degene die de melding doet. In het geval van een melding via een spraakbericht vindt de bevestiging plaats via de contactoptie die de persoon die de melding doet heeft opgegeven.
De bevestiging van ontvangst geschiedt binnen zeven dagen.
Als de melding anoniem wordt gedaan en er geen contactgegevens worden verstrekt, of als er geen beveiligde mailbox is ingesteld toen een anonieme tip via de Compliance Helpline werd ingediend, kan er geen ontvangstbevestiging worden gegeven.
B. Vastlegging van de gemelde feiten
De ombudsman legt de door de klokkenluider gemelde feiten zo nauwkeurig mogelijk vast. De ombudsman bespreekt de feiten van de zaak met de persoon die de melding doet, voor zover er contact mogelijk is, en stelt de nodige vragen om met name de volgende informatie te achterhalen:
- Wat is er gebeurd en hoe?
- Wanneer gebeurde het en is de situatie nog steeds gaande?
- Waar is het gebeurd? Bij welk bedrijf en op welke locatie?
- Wie zijn erbij betrokken?
- Is er bewijs of een bewijs?
C. Uitleg van de procedure
De ombudsman legt de klokkenluider de procedure uit die volgt op een melding. Ook de maatregelen om de vertrouwelijkheid te waarborgen en het verbod op represailles worden toegelicht.
D. Vertrouwelijkheid, verbod op represailles
De vertrouwelijkheid van de identiteit van de klokkenluider, de personen die het onderwerp zijn van de melding en andere in de melding genoemde personen wordt door de Compliance Helpline gehandhaafd in overeenstemming met de wettelijke vereisten. De identiteit van de genoemde personen mag alleen bekend worden bij de personen die verantwoordelijk zijn voor het ontvangen van meldingen of het nemen van vervolgmaatregelen en bij de personen die hen bijstaan bij de uitvoering van deze taken. Uitzonderingen op deze regel worden bepaald door de toepasselijke wettelijke bepalingen.
Klokkenluiders mogen niet worden gediscrimineerd op grond van hun rechten uit hoofde van deze procedureregels, met name het recht om een melding te doen, wanneer zij redelijke gronden hadden om aan te nemen dat de door hen gemelde informatie waar was. Represailles tegen klokkenluiders zijn verboden. Dit geldt ook voor bedreigingen en pogingen tot represailles. De ombudsman zal elke melding van discriminatie door de klokkenluider onderzoeken en nagaan of er een oorzakelijk verband is tussen de melding en de discriminatie. Als dit het geval is, zal de ombudsman samen met de compliance officer van het betreffende bedrijf zorgen voor een onmiddellijke oplossing.
E. Documentatie
De ombudsman documenteert de melding overeenkomstig de wettelijke voorschriften, met name met inachtneming van de geheimhoudingsplicht.
Voor meldingen die niet schriftelijk of in tekstvorm worden ontvangen, geldt het volgende:
I. Telefoongesprek of spraakbericht
In het geval van meldingen per telefoon of via een andere vorm van stemoverdracht mag een permanent terug te vinden geluidsopname van het gesprek of het volledige en nauwkeurige transcript daarvan (woordelijk verslag) alleen worden gemaakt met toestemming van de persoon die de melding doet. Bij gebrek aan een dergelijke toestemming wordt de melding gedocumenteerd met een samenvatting van de inhoud (inhoudsprotocol).
II. Persoonlijke ontmoeting
De ombudsman documenteert de bijeenkomst door middel van een inhoudelijk protocol.
In het geval van meldingen per telefoon of via een andere vorm van stemoverdracht mag een permanent terug te vinden geluidsopname van het gesprek of het volledige en nauwkeurige transcript daarvan (woordelijk verslag) alleen worden gemaakt met toestemming van de persoon die de melding doet. Bij gebrek aan een dergelijke toestemming wordt de melding gedocumenteerd met een samenvatting van de inhoud (inhoudsprotocol).
II. Persoonlijke ontmoeting
De ombudsman documenteert de bijeenkomst door middel van een inhoudelijk protocol.
In plaats van een inhoudelijk protocol kan de ombudsman een permanent terug te vinden geluidsopname of een woordelijk protocol van de telefonische of persoonlijke ontmoeting maken als de melder daarmee instemt. De toestemming moet worden gedocumenteerd. Indien de ombudsman een audio-opname heeft gebruikt om een woordelijk verslag op te stellen, verwijdert hij of zij de audio-opname zodra het verslag is voltooid.
De persoon die de verklaring aflegt, wordt altijd in de gelegenheid gesteld het verslag in te zien, het zo nodig te corrigeren en het met zijn/haar handtekening of in elektronische vorm te bevestigen.
F. Verdere procedure, vervolgmaatregelen
De ombudsman stuurt de melding door naar de personen die verantwoordelijk zijn voor de verdere verwerking bij het bedrijf waarop het rapport betrekking heeft en, in geval van aanzienlijk belang, aanvullend naar de verantwoordelijke personen bij Wilh. Werhahn KG. Dit is voornamelijk de verantwoordelijke compliance officer. Hierbij kunnen andere personen betrokken zijn die verantwoordelijk kunnen zijn, zoals functionarissen voor gegevensbescherming of mensenrechtenfunctionarissen.
De verantwoordelijke personen beslissen over het nemen van vervolgmaatregelen. Deze omvatten in het bijzonder:
- Het uitvoeren van interne onderzoeken, inclusief het inschakelen van deskundigen van derden voor nader onderzoek
- De klokkenluider doorverwijzen naar een bevoegde instantie
- Overdracht van de zaak aan een bevoegde autoriteit
- Sluiting van de zaak wegens gebrek aan bewijs of om andere redenen
- Corrigerende maatregelen
G. Corrigerende maatregelen
De compliance officer van de onderneming waarop de melding betrekking heeft, zal, indien een klacht gegrond blijkt te zijn, de nodige corrigerende maatregelen vaststellen en tijdig een begin maken met de uitvoering van deze maatregelen. Hij/zij stelt de externe ombudsman daarvan in kennis.
H. Feedback
De ombudsman verstrekt, na overleg met de betrokken compliance officers, aan de persoon die de melding heeft gedaan, de volgende informatie
a) binnen drie maanden na ontvangstbevestiging van de melding of,
b) indien de ontvangst niet is bevestigd, uiterlijk drie maanden en zeven dagen na ontvangst van de melding
b) indien de ontvangst niet is bevestigd, uiterlijk drie maanden en zeven dagen na ontvangst van de melding
feedback over de follow-up en eventuele corrigerende maatregelen overeenkomstig de wettelijke voorschriften.
Feedback mag alleen aan de melder worden gegeven voor zover dit geen gevolgen heeft voor het interne onderzoek en geen afbreuk doet aan de rechten van de personen die het onderwerp zijn van een melding of die in de melding worden genoemd.
I. Termijnen voor verwijdering
De ombudsman ziet toe op de naleving van de wettelijke termijnen voor het verwijderen van de documentatie. Anders wordt de documentatie verwijderd als er geen legitiem belang meer is om haar te bewaren.
Indien een verwijdering aan de orde is, zal de ombudsman de personen binnen de Werhahn-bedrijvengroep die op dat moment bij de verwerking betrokken waren vooraf informeren en de door hem bewaarde documenten bij het verstrijken van de termijn verwijderen.
Naast de documentatie (E.) registreert de ombudsman de ontvangen melding zonder verwijzing naar personen voor statistische doeleinden. Voor deze gegevensverzameling, die in alle opzichten anoniem is, gelden geen verwijderingsperioden.