Niniejsze zasady proceduralne obowiązują w odniesieniu do wszelkich uwag, przekazywanych poprzez infolinię ds. zgodności, za wyjątkiem skarg klientów lub partnerów biznesowych dotyczących zakłóceń w relacjach biznesowych, którymi w szczególności zajmuje się dział obsługi klienta.

Uwagi mogą być przekazywane zarówno przez zewnętrzne osoby trzecie, w szczególności osoby potencjalnie dotknięte przez zaistniały stan rzeczy.

Infolinię ds. zgodności prowadzi zewnętrzny Rzecznik Praw Pracowniczych:

Pani prof. dr Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, Niemcy

Osoby pragnące dokonać zgłoszenia mogą bezpłatnie skontaktować się z infolinią ds. zgodności poprzez następujące kanały zgłoszeniowe:

W przypadku poniżej wymienionych krajów obowiązują numery specjalne: 

Indie: 000800 049 0030
Japonia: 010 800 17 17 17 17 
Japonia: 0033 010800 17 17 17 17 (z innych sieci poprzez NTT)
Japonia: 001 010800 17 17 17 17 (z innych sieci poprzez KDDI)
Japonia: 0061 010800 17 17 17 17 (z innych sieci poprzez Softbank)
Kanada: 011800 17 17 17 17 
Rosja: 810800 17 17 17 17 
Turcja: 00800 491 17 17 17 17 
Ukraina: 0800 503998
USA: 1 833 209 6531

Uwagi mogą być również przekazywane menadżerowi ds. zgodności danej spółki, której zgłoszenie dotyczy. W przypadku tego rodzaju zgłoszeń obowiązują odpowiednio zasady proceduralne.

W przypadku zgłoszenia rozróżnia się następujące czynności proceduralne:
 

 | A. | Potwierdzenie otrzymania 
 | B. | Rejestrowanie zgłaszanego stanu rzeczy
 | C. | Wyjaśnienie postępowania 
 | D. | Poufność, zakaz represji
 | E. | Dokumentacja
 | F. | Dalsza procedura, działania następcze
 | G. | Środki zaradcze
 | H. | Informacja zwrotna
 | I. | Terminy usuwania danych

Potwierdzenie otrzymania odbywa się z reguły w sposób będący lustrzanym odbiciem drogi przekazania zgłoszenia wybranej przez osobę, która go dokonuje. W przypadku zgłoszenia złożonego w drodze wiadomości głosowej, potwierdzenie odbywa się przy wykorzystaniu możliwości kontaktu wskazanej przez osobę dokonującą zgłoszenia.

Potwierdzenie otrzymania odbywa się w ciągu siedmiu dni.

Jeśli zgłoszenia dokonano anonimowo oraz bez podania danych kontaktowych lub jeśli podczas przekazywania anonimowego zgłoszenia za pośrednictwem portalu infolinii ds. zgodności nie skonfigurowano zabezpieczonej skrzynki pocztowej, nie można potwierdzić otrzymanie zgłoszenia.

Rzecznik Praw Pracowniczych rejestruje stan rzeczy przekazywany przez osobę dokonującą zgłoszenia tak precyzyjnie, jak to tylko możliwe. Omawia stan rzeczy z osobą dokonującą zgłoszenia, o ile zachodzi możliwość kontaktu z nią i zadaje niezbędne pytania w celu uzyskania odpowiedzi w szczególności na następujące pytania: 

Rzecznik Praw Pracowniczych wyjaśnia osobie dokonującej zgłoszenia związaną z tym dalszą procedurę. Wyjaśnione zostają również działania mające na celu zapewnienie poufności oraz zakaz represji. 

Poufność w zakresie tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, osób, które stanowią przedmiot zgłoszenia oraz innych osób, których zgłoszenie dotyczy jest odpowiednio strzeżona przez infolinię ds. zgodności zgodnie z wymogami prawnymi. Tożsamość wymienionych osób może zostać ujawniona wyłącznie tym osobom, które są odpowiedzialne za przyjęcie zgłoszenia lub podjęcie działań następczych oraz osobom współpracującym przy realizacji tych zadań. Ewentualne wyjątki w tym zakresie wynikają z odpowiednich, obowiązujących uregulowań prawnych.

Osoby dokonujące zgłoszeń nie mogą być dyskryminowane z powodu praw przysługujących im zgodnie z niniejszymi zasadami proceduralnymi, w szczególności prawa do dokonania zgłoszenia, jeśli miały uzasadnione podstawy, aby przypuszczać, że zgłaszane przez nie informacje są zgodne z prawdą. Zabrania się represji wobec osób dokonujących zgłoszeń. Obowiązuje to również w odniesieniu do groźby lub usiłowania dokonania represji. Rzecznik Praw Pracowniczych bada i wyjaśnia każdą informację na temat dyskryminacji przekazaną przez osobę dokonującą zgłoszenia oraz związek przyczynowy pomiędzy zgłoszeniem i dyskryminacją. W takim przypadku Rzecznik Praw Pracowniczych wraz z menadżerem ds. zgodności w danym przedsiębiorstwie podejmują środki zaradcze. 

Rzecznik Praw Pracowniczych dokumentuje zgłoszenie zgodnie z wymogami prawnymi, w szczególności przestrzegając zobowiązania do zachowania poufności.

W przypadku zgłoszeń, które nie wpłynęły w formie pisemnej lub tekstowej, obowiązują następujące zasady:

I. Rozmowa telefoniczna lub wiadomość głosowa
W przypadku zgłoszeń dokonywanych telefonicznie lub w drodze innej formy przekazu głosowego, zawsze możliwe do odtworzenia nagranie dźwiękowe rozmowy lub jej pełny i dokładny zapis do protokołu (protokół zwierający dokładny zapis rozmowy) może zostać sporządzony jedynie za zgodą osoby dokonującej zgłoszenia. Jeżeli nie przedłożono takiej zgody, zgłoszenie należy udokumentować sporządzając streszczenie jej treści (protokół zawierający treść rozmowy).

II. Rozmowa osobista
Rzecznik Praw Pracowniczych dokumentuje rozmowę sporządzając protokół dotyczący jej treści. 

Zamiast protokołu Rzecznik Praw Pracowniczych może sporządzić zawsze możliwe do odtworzenia nagranie dźwiękowe lub protokół zwierający dokładny zapis rozmowy, przeprowadzonej telefonicznie lub osobiście, jeśli osoba dokonująca zgłoszenia wyrazi na to zgodę. Zgodę należy udokumentować. Jeśli Rzecznik Praw Pracowniczych wykorzystał nagranie dźwiękowe do sporządzenia protokołu zawierającego dokładny zapis rozmowy, usuwa nagranie bezzwłocznie po sporządzeniu protokołu.

Osoba przekazująca uwagi podczas sporządzania protokołu ma możliwość jego sprawdzenia lub poprawienia i powinna potwierdzić go odręcznym podpisem lub w formie elektronicznej. 

Rzecznik Praw Pracowniczych kieruje zgłoszenie do osoby odpowiedzialnej za jego opracowanie w przedsiębiorstwie, którego zgłoszenie dotyczy, a w przypadku dużego znaczenia dodatkowo dla osób odpowiedzialnych w Wilh. Werhahn KG. W pierwszej kolejności są to menadżerowie ds. zgodności. Mają oni możliwość powoływania kolejnych lub odpowiedzialnych osób, jak np. inspektor ochrony danych lub rzecznik praw człowieka.  

Osoby odpowiedzialne decydują o podjęciu działań następczych. Zaliczają się do nich w szczególności:

W przypadku, gdy skarga okaże się uzasadniona menadżer ds. zgodności przedsiębiorstwa, którego zgłoszenie dotyczy, identyfikuje niezbędne środki zaradcze i niezwłocznie rozpoczyna ich wdrażanie. Informuje o tym zewnętrznego Rzecznika Praw Pracowniczych.

Rzecznik Praw Pracowniczych po rozmowie z odpowiedzialnymi menadżerami ds. zgodności przekazuje osobie dokonującej zgłoszenia zgodną z wymogami prawnymi informację zwrotną na temat działań następczych i ewentualnych działań naprawczych 

   a)  w ciągu trzech miesięcy po potwierdzeniu wpłynięcia zgłoszenia lub,
   b)  jeśli jego wpłynięcie nie zostało potwierdzone, najpóźniej trzy miesiące i siedem 

dni po jego wpłynięciu. 

Informacja zwrotna skierowana do osoby dokonującej zgłoszenia może zostać przekazana jedynie, o ile nie porusza ona wewnętrznych badań lub dochodzeń i nie narusza praw osób, których dotyczy zgłoszenie lub które są w nim wymienione. 

Rzecznik Praw Pracowniczych nadzoruje przestrzeganie ustawowych terminów usuwania dokumentacji. W przeciwnym razie dokumentacja jest usuwana, jeśli nie ma już uzasadnionego interesu w jej przechowywaniu. 

W przypadku planowanego usunięcia, Rzecznik Praw Pracowniczych informuje z wyprzedzeniem osoby z grupy Werhahn, które w swoim czasie zajmowały się przetwarzaniem, a w momencie upływu terminu usuwa przechowywane przez niego dokumenty. 

Poza dokumentacją (E.) Rzecznik Praw Pracowniczych rejestruje wpływające zgłoszenia, nie powiązane z konkretnymi osobami, do celów statystycznych. Tego rodzaju, pod każdym względem zanonimizowane gromadzenie danych, nie podlega żadnych terminom usuwania danych.