Uyum yardım hattının prosedür kuralları

Bu prosedür kuralı, özellikle ilgili müşteri hizmetlerinin sorumlu olduğu iş ilişkisindeki aksaklıklar ile ilgili müşterilerden veya iş ortaklarından gelen şikayetler hariç olmak üzere, Uyum Yardım Hattı tarafından alınan tüm bilgiler için geçerlidir.

Bilgiler hem çalışanlar tarafından hem de özellikle potansiyel ilgili kişiler olmak üzere harici üçüncü taraflar tarafından da sağlanabilir.

Uyum Yardım Hattı aşağıdaki harici arabulucu tarafından yönetilmektedir:

Bayan Prof. Dr. Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, Almanya

Uyum Yardım Hattına aşağıdaki, bildirimi yapan kişiler için ücretsiz bildirim kanallarından ulaşılabilir:

Bu sayfadaki korumalı ve şifreli iletişim formu
kohler@helpline-werhahn.de adresine e-posta ile
Telefonla: 00800 17 17 17 17 (uluslararası ulaşılabilir)

Aşağıdaki ülkeler için özel çağrı numaraları geçerlidir:

Hindistan: 000800 049 0030
Japonya: 010 800 17 17 17 17
Japonya: 0033 010800 17 17 17 (NTT aracılığıyla diğer şebekelerden)
Japonya: 001 010800 17 17 17 (KDDI aracılığıyla diğer şebekelerden)
Japonya: 0061 010800 17 17 17 (Softbank aracılığıyla diğer şebekelerden)
Kanada: 011800 17 17 17 17
Rusya: 810 800 17 17 17 17
Türkiye: 00800 491 17 17 17 17
Ukrayna: 0800 503998
ABD: 1 833 209 6531

Bilgiler ilgili şirketin uyum görevlisine de verilebilir. Bu gibi bildirimler için bu prosedür kuralı geçerlidir.

Bir bildirim durumunda aşağıdaki prosedür adımları vardır:

| A. | Giriş onayı
| B. | Bildirilen durumların kaydı
| C. | Prosedürün açıklanması
| D. | Gizlilik ve misilleme yasağı
| E. | Belgeleme
| F. | Diğer prosedürler, müteakip önlemler
| G. | Yardım tedbirleri
| H. | Geri bildirim
| I. | Silinme süreleri

A. Giriş onayı

Giriş onayı genellikle bilgi veren kişi tarafından seçilen bildirim kanalına yansıtılır. Sesli mesaj yoluyla bildirim durumunda, bilgiyi veren kişi tarafından sağlanan iletişim seçeneği üzerinden onay verilir.

Giriş onayı yedi gün içerisinde gerçekleştirilir.

Bildirim anonim olarak ve iletişim bilgileri verilmeden yapılırsa veya Uyum Yardım Hattı portalı üzerinden anonim bir bilgi gönderilirken güvenli bir posta kutusu ayarlanmamışsa, bir giriş onayı verilmez.

B. Bildirilen durumların kaydı

Arabulucu, bilgiyi veren kişi tarafından bildirilen durumları mümkün olduğunca kesin bir şekilde kaydeder. İletişim kurulabildiği sürece, bilgiyi veren kişiyle durumları görüşür ve özellikle aşağıdaki bilgileri tespit etmek için gerekli soruşturmaları yapar:

Ney nasıl oldu?
Ne zaman oldu ve durum hala devam ediyor mu?
Nerede oldu? Hangi şirkette ve konumda?
Kimleri kapsıyor?
Belge ya da kanıt var mı?

C. Prosedürün açıklanması

Arabulucu, bir bildirimin ardından izlenecek diğer prosedürü bilgiyi veren kişiye açıklar. Aynı zamanda gizliliğin sağlanmasına yönelik tedbirler ve misilleme yasağı da açıklanmaktadır.

D. Gizlilik ve misilleme yasağı

Bilgiyi veren kişinin, bilgiye konu olan kişilerin ve bilgide adı geçen diğer kişilerin kimliğinin gizliliği Uyum Yardım Hattı tarafından yasal gerekliliklere uygun olarak korunacaktır. Yukarıda belirtilen kişilerin kimliği sadece bildirimleri almaktan veya takip işlemlerini gerçekleştirmekten sorumlu kişiler ve bu görevlerin yerine getirilmesinde onlara yardımcı olan kişiler tarafından bilinebilir. Buna ilişkin istisnalar, ilgili yasal düzenlemelerden doğmaktadır.

Bilgi veren kişiler, verdikleri bilginin doğruluğu açısından makul gerekçeleri varsa, bu prosedür kuralları kapsamında sahip oldukları haklar, özellikle de bildirim yapma hakkı nedeniyle dezavantajlı duruma düşmeyeceklerdir. Bilgi veren kişilere karşı misilleme yapılması yasaktır. Bu aynı zamanda tehditler ve misilleme girişimleri için de geçerlidir. Arabulucu, bilgi veren kişi tarafından yapılan herhangi bir dezavantaj bildirimini, bildirim ve dezavantaj arasında nedensel bir bağlantı olup olmadığı yönünden araştıracaktır. Böyle bir durumda arabulucu, ilgili şirketin uyum görevlisi ile birlikte derhal bir çözüm yolu başlatacaktır.

E. Belgeleme

Arabulucu, bildirimi yasal gerekliliklere uygun olarak, özellikle de gizlilik şartına riayet ederek belgelendirir.

Yazılı veya metin şeklinde alınmayan bildirimler için aşağıdakiler geçerlidir:

I. Telefon görüşmesi veya sesli mesaj
Telefonla veya başka bir ses aktarımı yoluyla yapılan bildirimler söz konusu olduğunda, görüşmenin her zaman geri alınabilir bir ses kaydı veya tam ve doğru bir transkripti (kelimesi kelimesine kayıt) ancak bildirimi yapan kişinin rızasıyla yapılabilir. Böyle bir onayın olmaması halinde bildirim, içeriğinin bir özetiyle (içerik protokolü) belgelenecektir.

II. Birebir görüşme
Arabulucu, görüşmeyi bir içerik protokolü aracılığıyla belgeler.

Arabulucu, bilgi veren kişinin izin vermesi halinde, içerik protokolü yerine telefon görüşmesinin ya da birebir görüşmenin her zaman geri alınabilir bir ses kaydını ya da kelimesi kelimesine kaydını yapabilir. İzin belgelenmelidir. Eğer arabulucu kelimesi kelimesine bir kayıt hazırlamak için bir ses kaydı kullanmışsa, protokol tamamlandığında ses kaydını siler.

Protokoller hazırlandığında, bilgi veren kişiye her zaman protokolü inceleme, gerekirse düzeltme ve imzalayarak veya elektronik ortamda göndererek onaylama fırsatı verilmelidir.

F. Diğer prosedürler, müteakip önlemler

Arabulucu bildirimi, işlemesi için bildirimde adı geçen şirketteki sorumlu kişilere ve önemli durumlarda ayrıca Wilh. Werhahn KG'deki sorumlu kişilere iletir. Bunlar öncelikle sorumlu uyum görevlileridir. Bunlar, veri koruma görevlileri veya insan hakları görevlileri gibi yetkili olabilecek diğer sorumlu kişileri de içerebilir.

Sorumlu kişiler müteakip tedbirlerin yürütülmesine karar verir. Örnek:

Daha fazla inceleme için üçüncü taraf uzmanların görevlendirilmesi de dahil olmak üzere dahili incelemelerin yürütülmesi
Bilgi veren kişinin sorumlu birime yönlendirilmesi
Sürecin sorumlu bir kuruma verilmesi
Kanıt yetersizliği veya diğer nedenlerlen dolayı sürecin kapatılması
Yardım tedbirleri

G. Yardım tedbirleri

Bildirimde söz konusu olan şirketin uyum görevlisi, bir şikayetin haklı olduğunun kanıtlanması durumunda, gerekli yardım önlemleri belirleyecek ve bu önlemlerin uygulanmasını zamanında başlatacaktır. Harici arabulucuyu bu konuda bilgilendirir.

H. Geri bildirim

Arabulucu, bilgiyi verene kişiye, sorumlu uyum görevlileri ile görüştükten sonra

a) bildirim girişi onaylandıktan sonra üç ay içerisinde ya da

b) giriş onaylanmadıysa bildirim ulaştıktan en geç üç ay ve yedi gün sonra

yasal gerekliliklere uygun olarak müteakip tedbirler ve olası yardım tedbirleri ile ilgili geri bildirimde bulunur.

Geri bildirim, sadece dahili soruşturmaları veya incelemeleri etkilemediği ve bir bildirime konu olan veya bildirimde adı geçen kişilerin haklarına halel getirmediği ölçüde bildirimi hazırlayan kişiye verilebilir.

I. Silinme süreleri

Arabulucu, belgelerin silinmesine ilişkin yasal sürelere uyulup uyulmadığını denetler. Ayrıca, belgelerin saklanmasında artık haklı bir gerekçe kalmadığında, belgeler silinecektir.

Bir silme işlemi söz konusuysa, arabulucu Werhahn şirketler grubu bünyesinde o sırada işleme dahil olan kişileri önceden bilgilendirir ve arabulucu tarafından tutulan belgeleri son tarih itibariyle siler.

Arabulucu belgeleme işlemine (E.) ek olarak istatistiksel amaçlarla kişilere atıfta bulunmadan alınan bilgileri kaydeder. Her açıdan anonim olan bu veri toplama işlemi herhangi bir silme süresine tabi değildir.