Tillvägagångsordning för Compliance-Helpline

Denna tillvägagångsordning gäller för samtliga tips som ingår i Compliance-Helpline, förutom för klagomål från kunder eller affärspartners om störningar i affärsrelationen, vilket ligger under respektive kundservice ansvar.

Tips kan lämnas så väl av medarbetare som av extern tredje part, särskilt potentiellt berörda.

Compliance-Helpline sköts av följande extern ombudsman:

Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, Tyskland

Compliance-Helpline kan nås utan kostnad via följande kanaler av den som rapporterar:

det skyddade och krypterade kontaktformuläret finns på denna sida
via e-post till kohler@helpline-werhahn.de
via telefon: 00800 17 17 17 17 (internationellt)

För följande länder gäller särskilda telefonnummer:

Indien: 000800 049 0030
Japan: 010 800 17 17 17 17
Japan: 0033 010800 17 17 17 17 (från andra nät via NTT)
Japan: 001 010800 17 17 17 17 (från andra nät via KDDI)
Japan: 0061 010800 17 17 17 17 (från andra nät via softbank)
Kanada: 11800 17 17 17 17
Ryssland:810 800 17 17 17 17
Turkiet: 0800 491 17 17 17 17
Ukraina:0800 503998
USA: 833 209 6531

Tips kan också lämnas till en Compliance-Officer för det berörda företaget. För sådana rapporter gäller tillvägagångsordningen.

Vid en rapportering skiljer man på följande tillvägagångssteg:

| A. | Ingångsbekräftelse
| B. | Registrering av det rapporterade sakförhållandet
| C. | Förklaring av tillvägagångssättet
| D. | Sekretess, förbud mot repressalier
| E. | Dokumentation
| F. | Vidare tillvägagångssätt, följdåtgärder
| G. | Åtgärder
| H. | Svar
| I. | Tidsfrister för borttagning

A. Ingångsbekräftelse

Ingångsbekräftelse sker i regel direkt via den kommunikationskanal som den som rapporterar valt. Vid rapport som intalat meddelande kommer bekräftelsen via den kontaktmöjlighet som den rapporterande personen angivit.

Ingångsbekräftelse kommer inom sju dagar.

Om meddelandet är anonymt och utan information om kontaktuppgifter eller om ett anonymt tips lämnats in via Compliance-Helpline-portalen, utan returadress, kan ingen ingångsbekräftelse lämnas.

B. Registrering av det rapporterade sakförhållandet

Ombudsmannen registrerar sakförhållandet som rapporterats så exakt som möjligt. Ombudsmannen talar om sakförhållandet med den rapporterande personen, om det finns möjlighet till kontakt, och ställer erforderliga frågor, för att kunna förmedla särskilt följande information:

Vad har hänt hur?
När hände det och pågår det fortfarande?
Var hände det? På vilket företag och på vilken plats?
Vem är berörd?
Finns det bevis?

C. Förklaring av tillvägagångssättet

Ombudsmannen förklarar för den rapporterande personen vidare tillvägagångssätt efter en rapportering. Åtgärder för att garantera sekretess och förbud mot repressalier förklaras.

D. Sekretess, förbud mot repressalier

Hemlighållandet av den rapporterande personens, personernas identitet, samt kring föremålet för rapporten, samt övriga i rapporten nämnda personer garanteras av Compliance-Helpline enligt lagstadgade krav. De nämnda personernas identitet får endast röjas för de personer som tar emot rapporter eller ansvarar för att vidta åtgärder, samt för de personer som ska stödjas för att uppfylla dessa uppgifter. Eventuella undantag stipuleras i tillämpliga lagar och regler.

Personer som lämnar tips får inte misskrediteras till följd av rättigheterna i denna tillvägagångsordning, särskilt rätten att lämna en rapport, om de har tillräcklig anledning till antagandet, att den information de rapporterat är sann. Repressalier mot personer som lämnar tips är förbjudet. Det gäller också hot om och försök att utöva repressalier. Ombudsmannen följer upp och klarar upp alla typer av diskriminering mot den rapporterande personen, om det finns ett orsakssammanhang mellan meddelandet och diskrimineringen. Om det är fallet, kommer ombudsmannen tillsammans med Compliance-Officer att kontakta det berörda företaget för att omedelbart åtgärda detta.

E. Dokumentation

Ombudsmannen dokumenterar meddelandet enligt lagstadgade uppgifter, särskilt under beaktande av sekretesspåbudet.

Vid rapporter som inte inkommer skriftligen eller i textform gäller följande:

I. Telefonsamtal eller röstmeddelande
Vid rapporter via telefon eller rapporter via annan typ av röstmeddelande får en ständigt åtkomlig ljudinspelning av samtalet eller en fullständig och exakt avskrift (ordprotokoll) endast göras om den tipsande personen godkänner det. Om det inte finns något sådant godkännande dokumenteras rapporten med en sammanfattning av innehållet (innehållsprotokoll).

II. Personligt samtal
Ombudsmannen dokumenterar samtalet via ett innehållsprotokoll.

Ombudsmannen kan istället för ett innehållsprotokoll göra en ständigt åtkomlig ljudinspelning eller ett ord-för-ordprotokoll av telefonsamtalet eller det personliga samtalet, om personen som lämnar tips godkänner det. Godkännandet ska dokumenteras. Om ombudsmannen använder en ljudinspelning för att göra ett ordprotokoll måste ljudinspelningen raderas så fort protokollet har skrivits.

Den tipsande personen får vid protokollskrivning alltid möjligheten att kontrollera protokollet och eventuellt kopiera det och skriva under det eller bekräfta det elektroniskt.

F. Vidare tillvägagångssätt, följdåtgärder

Ombudsmannen vidarebefordrar rapporten till den i företaget som ansvarar för vidare bearbetning och det företag som berörs av rapporten och om det är av avgörande betydelse dessutom till ansvariga personer inom Wilh. Werhahn KG. Detta är framför allt ansvariga Compliance-Officers. Dessa data kan ev. innefatta ansvariga personer som t.ex. dataskyddsansvariga eller ansvariga för mänskliga rättigheter.

De ansvariga personerna bestämmer om eventuella följdåtgärder. Dit hör särskilt:

Genomförandet av interna undersökningar inklusive anlitandet av tredje partsexperter för vidare undersökning
Hänvisning av personen som lämnat tipset till ansvarig befattning
Överlämning av ärendet till en ansvarig myndighet
Avsluta ärendet av brist på bevis eller av andra skäl
Åtgärder

G. Åtgärder

Compliance-Officer för det berörda företaget identifierar om klagomålet visar sig vara berättigat erforderliga åtgärder och leder arbetet med att inrätta åtgärderna så fort som möjligt. Hen informerar den externa ombudsmannen om detta.

H. Svar

Ombudsmannen meddelar personen som lämnat tipset, efter samtal med ansvariga Compliance-Officers

a) svar inom tre månader efter att ingång av rapporten bekräftats eller,
b) om ingången inte bekräftats, senast tre månader och sju dagar efter meddelandets inkommande

ett svar enligt lagstadgade krav om följder och eventuella åtgärder.

Ett svar till den person som lämnat tipset får endast ske om interna efterforskningar eller undersökningar inte berörs och personernas rättigheter, som är föremålet för en rapport eller som nämns i meddelandet, inte påverkas.

I. Tidsfrister för borttagning

Ombudsmannen övervakar att de lagstadgade raderingstiderna för dokumentationen följs. Vidare raderas dokumentationen såvida det inte finns något berättigat intresse av att de sparas.

Om de ska raderas informerar ombudsmannen i förväg de personer som bearbetar fallet inom Werhahn-företagsgruppen och raderar då tiden går ut de sparade dokumenten.

Vid sidan om dokumentationen (E.) registrerar ombudsmannen den inkomna rapporten utan hänvisning till personer i statistiska syften. För dessa uppgifter, som är helt och hållet anonymiserade, finns ingen borttagningstid.