Verfahrensordnung Compliance-Helpline
Diese Verfahrensordnung gilt für sämtliche Hinweise, die bei der Compliance-Helpline eingehen, außer für Beschwerden von Kunden oder Geschäftspartnern über Störungen in der Geschäftsbeziehung, für die insbesondere der jeweilige Kundenservice zuständig ist.
Hinweise können sowohl von Mitarbeitenden als auch von externen Dritten, insbesondere potenziell Betroffenen, abgegeben werden.
Die Compliance-Helpline wird von der folgenden externen Ombudsperson betreut:
Die Compliance-Helpline wird von der folgenden externen Ombudsperson betreut:
Frau Prof. Dr. Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, Deutschland
58456 Witten, Deutschland
Die Compliance-Helpline ist über folgende für den Meldenden kostenfreie Meldekanäle zu erreichen:
- das geschützte und verschlüsselte Kontaktformular auf dieser Seite
- per E-Mail an kohler@helpline-werhahn.de
- per Telefon: 00800 17 17 17 17 (international erreichbar)
Für folgende Länder gelten besondere Rufnummern:
Indien: 000800 049 0030
Japan: 010 800 17 17 17 17
Japan: 0033 010800 17 17 17 17 (aus anderen Netzen über NTT)
Japan: 001 010800 17 17 17 17 (aus anderen Netzen über KDDI)
Japan: 0061 010800 17 17 17 17 (aus anderen Netzen über Softbank)
Kanada: 011800 17 17 17 17
Russland: 810 800 17 17 17 17
Türkei: 00800 491 17 17 17 17
Ukraine: 0800 503998
USA: 1 833 209 6531
Japan: 010 800 17 17 17 17
Japan: 0033 010800 17 17 17 17 (aus anderen Netzen über NTT)
Japan: 001 010800 17 17 17 17 (aus anderen Netzen über KDDI)
Japan: 0061 010800 17 17 17 17 (aus anderen Netzen über Softbank)
Kanada: 011800 17 17 17 17
Russland: 810 800 17 17 17 17
Türkei: 00800 491 17 17 17 17
Ukraine: 0800 503998
USA: 1 833 209 6531
Hinweise können auch den Compliance Officern der jeweiligen betroffenen Gesellschaft gegeben werden. Für solche Meldungen gilt diese Verfahrensordnung entsprechend.
Im Falle einer Meldung werden folgende Verfahrensschritte unterschieden:
| A. | Eingangsbestätigung
| B. | Erfassung des gemeldeten Sachverhalts
| C. | Erläuterung des Verfahrens
| D. | Vertraulichkeit, Verbot von Repressalien
| E. | Dokumentation
| F. | Weiteres Verfahren, Folgemaßnahmen
| G. | Abhilfemaßnahmen
| H. | Rückmeldung
| I. | Löschfristen
| A. | Eingangsbestätigung
| B. | Erfassung des gemeldeten Sachverhalts
| C. | Erläuterung des Verfahrens
| D. | Vertraulichkeit, Verbot von Repressalien
| E. | Dokumentation
| F. | Weiteres Verfahren, Folgemaßnahmen
| G. | Abhilfemaßnahmen
| H. | Rückmeldung
| I. | Löschfristen
A. Eingangsbestätigung
Die Eingangsbestätigung erfolgt in der Regel spiegelbildlich auf dem von der hinweisgebenden Person gewählten Meldeweg. Bei einer Meldung via Sprachnachricht erfolgt die Bestätigung über die von der hinweisgebenden Person angegebene Kontaktmöglichkeit.
Die Eingangsbestätigung erfolgt innerhalb von sieben Tagen.
Die Eingangsbestätigung erfolgt innerhalb von sieben Tagen.
Erfolgt die Meldung anonym und ohne Angabe von Kontaktdaten oder wurde bei der Abgabe eines anonymen Hinweises über das Compliance-Helplineportal kein gesichertes Postfach eingerichtet, so kann eine Eingangsbestätigung nicht erfolgen.
B. Erfassung des gemeldeten Sachverhalts
Die Ombudsperson erfasst den von der hinweisgebenden Person gemeldeten Sachverhalt so präzise wie möglich. Sie bespricht den Sachverhalt mit der hinweisgebenden Person, soweit eine Kontaktmöglichkeit besteht, und stellt notwendige Rückfragen, um insbesondere folgende Informationen zu ermitteln:
- Was ist wie passiert?
- Wann ist es passiert und dauert der Zustand noch an?
- Wo ist es passiert? Bei welchem Unternehmen und an welchem Standort?
- Wer ist betroffen?
- Gibt es Belege oder Nachweise?
C. Erläuterung des Verfahrens
Die Ombudsperson erläutert der hinweisgebenden Person das sich an eine Meldung anschließende weitere Verfahren. Ebenso werden die Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit und das Verbot von Repressalien erläutert.
D. Vertraulichkeit, Verbot von Repressalien
Die Vertraulichkeit der Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, sowie sonstigen in der Meldung genannten Personen wird von der Compliance-Helpline entsprechend den gesetzlichen Anforderungen gewahrt. Die Identität der genannten Personen darf ausschließlich den Personen, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zuständig sind, sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Etwaige Ausnahmen hiervon ergeben sich aus den jeweils anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen.
Hinweisgebende Personen dürfen wegen der ihnen nach dieser Verfahrensordnung zustehenden Rechte, insbesondere dem Recht, eine Meldung zu machen, nicht benachteiligt werden, wenn sie hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die von ihnen gemeldete Information der Wahrheit entsprach. Gegen hinweisgebende Personen gerichtete Repressalien sind verboten. Das gilt auch für die Androhung und den Versuch, Repressalien auszuüben. Die Ombudsperson wird jeder Mitteilung der hinweisgebenden Person über Benachteiligungen nachgehen und aufklären, ob es einen Ursachenzusammenhang zwischen der Meldung und der Benachteiligung gibt. Sollte dies der Fall sein, wird die Ombudsperson zusammen mit dem Compliance-Officer des jeweiligen Unternehmens eine sofortige Abhilfe veranlassen.
E. Dokumentation
Die Ombudsperson dokumentiert die Meldung entsprechend den gesetzlichen Vorgaben, insbesondere unter Achtung des Vertraulichkeitsgebotes.
Bei Meldungen, die nicht schriftlich oder in Textform eingehen, gilt Folgendes:
I. Telefonat oder Sprachnachricht
Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, wird die Meldung durch eine Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) dokumentiert.
Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, wird die Meldung durch eine Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) dokumentiert.
II. Persönliche Besprechung
Die Ombudsperson dokumentiert das Gespräch durch ein Inhaltsprotokoll.
Die Ombudsperson kann anstelle eines Inhaltsprotokolls eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung oder ein Wortlautprotokoll des telefonischen oder persönlichen Gesprächs anfertigen, wenn die hinweisgebende Person einwilligt. Die Einwilligung ist zu dokumentieren. Hat die Ombudsperson eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Wortprotokolls verwendet, löscht sie die Tonaufzeichnung, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.
Die Ombudsperson dokumentiert das Gespräch durch ein Inhaltsprotokoll.
Die Ombudsperson kann anstelle eines Inhaltsprotokolls eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung oder ein Wortlautprotokoll des telefonischen oder persönlichen Gesprächs anfertigen, wenn die hinweisgebende Person einwilligt. Die Einwilligung ist zu dokumentieren. Hat die Ombudsperson eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Wortprotokolls verwendet, löscht sie die Tonaufzeichnung, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.
Der hinweisgebenden Person wird bei Anfertigung von Protokollen immer Gelegenheit gegeben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen.
F. Weiteres Verfahren, Folgemaßnahmen
Die Ombudsperson leitet die Meldung an die für ihre weitere Bearbeitung zuständigen Personen des Unternehmens weiter, das von der Meldung betroffen ist und im Falle erheblicher Bedeutung zusätzlich an die zuständigen Personen in der Wilh. Werhahn KG. Dies sind vorrangig die zuständigen Compliance-Officer. Diese können weitere ggf. zuständige Personen wie z.B. Datenschutzbeauftragte oder Menschenrechtsbeauftragte hinzuziehen.
Die zuständigen Personen entscheiden über die Einleitung von Folgemaßnahmen. Hierzu zählen insbesondere:
- Durchführung interner Untersuchungen einschließlich der Beauftragung dritter Experten für eine weitere Untersuchung
- Verweis der hinweisgebenden Person an eine zuständige Stelle
- Abgabe des Vorgangs an eine zuständige Behörde
- Abschluss des Vorgangs aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen
- Abhilfemaßnahmen
G. Abhilfemaßnahmen
Der Compliance-Officer des von der Meldung betroffenen Unternehmens identifiziert in dem Fall, in dem sich eine Beschwerde als berechtigt erweist, die erforderlichen Abhilfemaßnahmen und leitet die Umsetzung dieser Maßnahmen zeitnah ein. Er informiert hierüber die externe Ombudsperson.
H. Rückmeldung
Die Ombudsperson gibt der hinweisgebenden Person nach Rücksprache mit den zuständigen Compliance-Officern
- innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder,
- wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung
eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Rückmeldung über die Folge- und eventuelle Abhilfemaßnahmen.
Eine Rückmeldung an die hinweisgebende Person darf nur insoweit erfolgen, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
I. Löschfristen
Die Ombudsperson überwacht die Einhaltung der gesetzlichen Löschfristen für die Dokumentation. Im Übrigen wird die Dokumentation gelöscht, soweit kein berechtigtes Interesse mehr an ihrer Aufbewahrung besteht.
Steht eine Löschung an, informiert die Ombudsperson im Vorfeld die seinerzeit mit der Bearbeitung befassten Personen innerhalb der Werhahn-Unternehmensgruppe und löscht zum Zeitpunkt des Fristablaufs die bei ihr aufbewahrten Dokumente.
Neben der Dokumentation (E.) erfasst die Ombudsperson die eingegangene Meldung ohne Bezug zu Personen zu statistischen Zwecken. Diese in jeder Beziehung anonymisierte Datenerfassung unterliegt keinen Löschfristen.