Datenschutzerklärung

Die Wilh. Werhahn KG nimmt den Schutz von personenbezogenen Daten sehr ernst. Diese Da­tenschutzerklärung erläutert die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Compliance-Helpline. 

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Wilh. Werhahn KG
Königstr. 1
41460 Neuss
Deutschland
Tel.: +49 2131 916-0
E-Mail: info@werhahn.de
Website: www.werhahn.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:
Wilh. Werhahn KG
Datenschutzbeauftragter
Königstr. 1
41460 Neuss
Deutschland
Tel.: +49 2131 916-0
E-Mail: datenschutz@werhahn.de
Website: www.werhahn.de

Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Compliance-Helpline
Die Nutzung der Compliance-Helpline erfolgt grundsätzlich vollständig anonym und kann somit ohne Angabe Sie betreffender personenbezogener Daten genutzt werden. Sie können jedoch im Rahmen des Prozesses freiwillig personenbezogene Daten angeben, z.B. Angaben zu Ihrer Iden­tität, Vor- und Nachname, Land des Wohnsitzes, Telefonnummer oder E-Mail Adresse. 

Die Compliance-Helpline Website stellt eine anonyme Nutzung über eine verschlüsselte Verbin­dung sicher. Bei der Nutzung werden weder Ihre IP-Adresse noch Ihr derzeitiger Standort erho­ben. Lediglich im Rahmen der von Ihnen durchgeführten Sprachauswahl wird die ausgewählte Sprache durch einen sogenannten Session Cookie gespeichert. Eine Verarbeitung sonstiger Da­ten (insb. Browserdaten) erfolgt nicht. Folglich ist es nicht möglich, Nutzer der Compliance-Helpline über Nutzungsdaten zu identifizieren.

Nach dem Absenden eines Hinweises erhalten Sie einen Zugangs-Link und ein individuelles Passwort zum Postfach der Compliance-Helpline, um nach Ihrer initialen Meldung wei­terhin geschützt kommunizieren zu können.

Die Wilh. Werhahn KG betreibt die Compliance-Helpline für sich selbst und die übrigen Unterneh­men der Werhahn-Gruppe. Meldungen über die Compliance-Helpline werden nicht von der Wilh. Werhahn KG bear­beitet, sondern an die externe Ombudsperson, Frau Prof. Dr. Eva Kohler, Ruhrtal 5, 58456 Witten/Deutschland, übermittelt. Die Ombudsperson nimmt eine erste Einschät­zung der Meldung vor und entscheidet, ob eine Information an Vertreter des betroffenen Unter­nehmens erfolgen soll. Ist das der Fall, übermittelt sie die für die Information über den Hinweis erforderlichen personenbezogenen Daten an die jeweils vorgesehenen Unternehmensvertreter. Ihre personenbezogenen Daten werden nicht an uns oder das betroffene Unternehmen übermit­telt, wenn Sie dies im Rahmen Ihrer Eingabe ent­sprechend vermerken. 

Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die im Zusammenhang mit der Compliance-Helpline erhobenen personenbezogenen Daten wer­den verarbeitet, um Hinweisen auf melderelevante Verstöße nachzugehen und ggf. einen Ver­dacht auf bewusst oder grob fahrlässig wahrheitswidrige Hinweise aufzuklären. Rechts­grundlage für die Datenverarbeitung sind Artikel 6 Abs. 1 lit. c) und f) DSGVO sowie das Gesetz über die un­ternehmerischen Sorgfaltspflichten zur Vermeidung von Menschenrechtsverletzungen in Liefer­ketten (LkSG) und das Hinweisgeber­schutzgesetz (HinSchG). Die Unternehmen der Werhahn-Gruppe sind verpflichtet, interne Melde­stellen einzurichten und hinweisgebende Personen zu schützen. Sie haben außerdem ein berech­tigtes Interesse daran, die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien durch Mitarbeitende der Werhahn-Gruppe sicherzustellen.

Betrifft ein Hinweis einen Vorgang, der keinen melderelevanten Verstoß darstellt, aber eine Be­fassung durch andere Abteilungen oder Fachbereiche innerhalb der Werhahn-Gruppe erfordert, können die im Zusammenhang mit dem Hinweis gespeicherten personenbezogenen Daten nach Rücksprache mit der hinweisgebenden Person und deren Zustimmung an die zuständigen Ab­tei­lungen oder Fachbereiche in dem betreffenden Unternehmen der Werhahn-Gruppe weitergege­ben werden. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) und lit. f) DSGVO.

Weitergabe der personenbezogenen Daten
Die im Zusammenhang mit der Compliance-Helpline erhobenen personenbezogenen Daten werden je nach Lage des Einzelfalls an folgende Empfänger weitergegeben:
  • Führungskräfte und Compliance-Verantwortliche der Unternehmen der Werhahn-Gruppe sowie Abteilungen und Fachbereiche, soweit sie im Rahmen ihrer Aufgabe in Compliance-Untersuchungen eingebunden werden dürfen. Eine Auflistung der in Betracht kommen­den Gesellschaften der Werhahn-Gruppe befindet sich in der Anteilsbesitzliste im jeweili­gen Geschäftsbericht der Wilh. Werhahn KG, der auf der Homepage der Wilh. Werhahn KG veröffentlicht ist. Einzelne dieser Gesellschaften befinden sich in Ländern außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR). Für diese Länder ist in einer Liste, die Sie bei den für ihr Unternehmen zuständigen Compliance Officern erhalten können, jeweils vermerkt, ob sie nach den Feststellungen der Euro­päi­schen Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau besitzen (Art. 45 DSGVO) oder welche geeigneten oder angemessenen Datenschutzgarantien die Werhahn-Gruppe im­plementiert hat, um einen rechtmäßigen Datentransfer an diese Gesellschaften zu er­möglichen. Sofern Datenschutzgarantien implementiert sind, können Sie diese ebenfalls bei den für ihr Unternehmen zuständigen Compliance Officern erhalten.
  • Strafverfolgungs- und sonstige Behörden sowie Gerichte, wenn diese die Ausnahmen von der Vertraulichkeit anordnen und verlangen.

Dauer der Speicherung
Werden bei einer Meldung an die Compliance-Helpline personenbezogene Daten erhoben oder verarbeitet, sind diese nur solange und so weit aufzubewahren, wie es die Aufgaben der Compliance-Helpline für die Bearbeitung der Meldung erforderlich machen. Danach, insbeson­dere wenn das Verfahren abgeschlossen ist, sind sie umgehend zu löschen. Die Daten werden ebenfalls ge­löscht, wenn eine interne Untersuchung nicht durchgeführt wird.

Ihre Rechte
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichti­gung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Ein­schränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO.

Im Fall einer Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen In­teresse liegenden Aufgaben (Artikel 6 Abs. 1 e) DSGVO) oder zur Wahrnehmung berechtigter Inte­ressen (Artikel 6 Abs. 1 f) DSGVO), können Sie der Verarbeitung der sie betreffenden personenbe­zo­genen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen (Widerspruchsrecht (Artikel 21 DSGVO).

Sofern Sie die vorstehenden Rechte geltend machen möchten, wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse. 

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbe­hörde (Artikel 77 DSGVO).