Procesreglement for Compliance-Helpline

Dette procesreglement gælder for alle oplysninger, der modtages af Compliance-Helpline, bortset fra klager fra kunder eller forretningspartnere over forstyrrelser i forretningsforbindelsen, som især den respektive kundeservice er ansvarlig for.

Oplysninger kan gives af både medarbejdere som eksterne tredjeparter, især potientielt berørte personer.

Compliance Helpline administreres af følgende, eksterne ombudsperson:

Prof. Dr. Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, Tyskland

Compliance Helpline kan kontaktes via følgende indberetningskanaler, der er gratis for whistlebloweren:

den beskyttede og krypterede kontaktformular på denne side
via e-mail til kohler@helpline-werhahn.de
pr. telefon: 00800 17 17 17 17 (internationalt nummer)

Der gælder særlige numre for følgende lande:

Indien: 000800 049 0030
Japan: 010 800 17 17 17 17
Japan: 0033 010800 17 17 17 17 (fra andre net via NTT)
Japan: 001 010800 17 17 17 17 (fra andre net via KDDI)
Japan: 0061 010800 17 17 17 17 (fra andre net via Softbank)
Canada: 011800 17 17 17 17
Rusland: 810 800 17 17 17 17
Tyrkiet: 00800 491 17 17 17 17
Ukraine: 0800 503998
USA: 1 833 209 6531

Oplysninger kan også gives til en Compliance Officer i det pågældende selskab. Procesreglementet gælder også for sådanne indberetninger.

I tilfælde af en indberetning skelnes der mellem følgende procestrin:

| A. | Kvittering for modtagelse
| B. | Registrering af de indberettede forhold
| C. | Forklaring af processen
| D. | Fortrolighed, forbud mod repressalier
| E. | Dokumentation
| F. | Videre procedure, opfølgende foranstaltninger
| G. | Afhjælpende foranstaltninger
| H. | Tilbagemelding
| I. | Frister for sletning

A. Kvittering for modtagelse

Kvitteringen for modtagelse afspejles normalt i den indberetningskanal, som whistlebloweren har valgt. Hvis der er tale om en mundtlig indberetning, bekræftes den via den kontaktmulighed, som whistlebloweren har angivet.

Der kvitteres for modtagelsen inden for syv dage.

Hvis indberetningen afleveres anonymt og uden angivelse af kontaktoplysninger, eller hvis der ikke er oprettet en sikker postkasse ved indgivelse af en anonym oplysning via Compliance Helpline Portal, kan der ikke udstedes en kvittering for modtagelse.

B. Registrering af de indberettede forhold

Ombudspersonen registrerer de fakta, som whistlebloweren har oplyst, så præcist som muligt. Hun drøfter de faktiske omstændigheder med whistlebloweren, hvis der er mulighed for kontakt, og foretager de nødvendige undersøgelser med henblik på at få kendskab til navnlig følgende oplysninger:

Hvad er sket hvordan?
Hvornår er det sket, og foreligger tilstanden stadig?
Hvor er det sket? I hvilken virksomhed og på hvilket sted?
Hvem er berørt?
Foreligger der dokumentation eller belæg?

C. Forklaring af processen

Ombudspersonen forklarer den videre procedure efter en indberetning til whistlebloweren. Ligeledes forklares foranstaltningerne til sikring af fortrolighed og forbuddet mod repressalier.

D. Fortrolighed, forbud mod repressalier

Whistleblowerens identitet, de personer, der er genstand for indberetningen, og andre personer, der er nævnt i indberetningen, skal behandles fortroligt af Compliance Helpline i overensstemmelse med de juridiske krav. De nævnte personers identitet må kun blive kendt af de personer, der er ansvarlige for at modtage indberetninger eller træffe opfølgende foranstaltninger, og af de personer, der bistår dem i udførelsen af disse opgaver. Eventuelle undtagelser herfra følger af de til enhver tid gældende lovbestemmelser.

Whistleblowere må ikke forskelsbehandles på grundlag af deres rettigheder i henhold til disse regler, især retten til at foretage en indberetning, hvis de har rimelig grund til at tro, at de oplysninger, de indberetter, er sande. Repressalier over for whistleblowere er forbudt. Dette gælder også trusler om og forsøg på repressalier. Ombudspersonen undersøger alle indberetninger om forskelsbehandling fra whistleblowere og afklarer, om der er en årsagssammenhæng mellem indberetningen og forskelsbehandlingen. Hvis dette er tilfældet, vil ombudspersonen straks iværksætte en afhjælpende foranstaltning sammen med Compliance Officer'en for overholdelse af reglerne i den pågældende virksomhed.

E. Dokumentation

Ombudsmanden dokumenterer indberetningen i overensstemmelse med lovkravene, især under overholdelse af kravet om fortrolighed.

Følgende gælder for indberetninger, der ikke modtages skriftligt eller i tekstform:

I. Telefonopkald eller talebesked
I tilfælde af indberetninger pr. telefon eller ved enhver anden form for taletransmission må der kun foretages en permanent genfindelig lydoptagelse af samtalen eller en fuldstændig og nøjagtig udskrift heraf (ordret optegnelse) med samtykke fra whistlebloweren. Hvis der ikke foreligger et sådant samtykke, skal indberetningen dokumenteres ved hjælp af et resumé af dens indhold (indholdsprotokol).

II. Personlig samtale
Ombudspersonen dokumenterer samtalen ved hjælp af en indholdsprotokol.

I stedet for en indholdsoptegnelse kan ombudspersonen foretage en permanent genfindelig lydoptagelse eller en ordret optagelse af telefonmødet eller det personlige møde, hvis whistlebloweren giver sit samtykke. Dette samtykke skal dokumenteres. Hvis ombudspersonen har brugt en lydoptagelse til udarbejdelse af et ordret referat, sletter hun lydoptagelsen, så snart referatet er udarbejdet.

Whistlebloweren skal altid have mulighed for at gennemgå referatet, om nødvendigt rette det og bekræfte det med sin underskrift eller i elektronisk form.

F. Videre procedure, opfølgende foranstaltninger

Ombudspersonen videresender indberetningen til de personer, der er ansvarlige for den videre behandling i den virksomhed, som indberetningen vedrører, i tilfælde af væsentlig betydning også til de ansvarlige personer hos Wilh. Werhahn KG. Disse er primær de ansvarlige Compliance Officers. De kan omfatte andre ansvarlige personer, f.eks. databeskyttelsesansvarlige eller menneskerettighedsansvarlige.

De ansvarlige personer beslutter, om der skal iværksættes opfølgende foranstaltninger. Det drejer sig især om:

Udførelse af interne undersøgelser, herunder bemyndigelse af tredjepartseksperter til yderligere undersøgelser
Henvisning af whistlebloweren til et ansvarligt organ
Overdragelse af sagen til en kompetent myndighed
Afslutning af sagen på grund af manglende beviser eller af andre grunde
Afhjælpende foranstaltninger

G. Afhjælpende foranstaltninger

Compliance Officer'en i den virksomhed, der er berørt af indberetningen, fastlægger de nødvendige, afhjælpende foranstaltninger i tilfælde, hvor en klage viser sig at være berettiget, og iværksætter gennemførelsen af disse foranstaltninger i tide. Vedkommende underretter den eksterne ombudspersonz om dette.

H. Tilbagemelding

Efter samråd med den ansvarlige Compliance Officer skal ombudspersonen

inden for tre måneder efter kvittering for modtagelse af indberetningen, eller
- hvis der ikke er kvitteret for modtagelsen - senest tre måneder og syv dage efter modtagelse af indberetningen

give whistlebloweren tilbagemelding om opfølgende og eventuelle afhjælpende foranstaltninger i overensstemmelse med de retlige krav.

Tilbagemelding kan kun gives til whistlebloweren i det omfang, det ikke påvirker interne efterforskninger eller undersøgelser og ikke begrænser rettighederne for de personer, der er genstand for en indberetning, eller som er nævnt i indberetningen.

I. Frister for sletning

Ombudspersonen overvåger, at de lovbestemte frister for sletning af dokumentationen overholdes. Derudover slettes dokumentationen, hvis der ikke længere er en legitim interesse i at opbevare den.

Hvis en sletning forestår, informerer ombudspersonen på forhånd de personer i Werhahn-koncernen, som på det pågældende tidspunkt var involveret i behandlingen, og sletter de dokumenter, som hun opbevarer ved fristens udløb.

Ud over dokumentationen (E.) registrerer ombudspersonen den modtagne indberetning uden angivelse af personer til statistiske formål. Denne er i enhver henseende anonym og er ikke underlagt nogen slettefrister.