Regras processuais

da Linha de Apoio à Conformidade

Estas regras de procedimento aplicam-se a todas as indicações recebidas pela Linha de Apoio de Conformidade, exceto para reclamações de clientes ou parceiros de negócios sobre perturbações na relação comercial, pelas quais o respetivo serviço de apoio ao cliente é particularmente responsável.

As indicações podem ser fornecidas por colaboradores, bem como por terceiros externos, especialmente aqueles potencialmente afetados.

A Linha de Apoio de Conformidade é gerida pelo seguinte provedor externo:

Prof. Dr.ª Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, Alemanha

Pode contactar a Linha de Apoio de Conformidade através dos seguintes canais gratuitos de comunicação, que são gratuitos para o denunciante:

o formulário de contacto protegido e encriptado nesta página
por e-mail para kohler@helpline-werhahn.de
por telefone: 00800 17 17 17 17 (a nível internacional)

Os números de telefone especiais aplicam-se aos seguintes países:

Índia: 000800 049 0030
Japão: 010 800 17 17 17 17
Japão: 0033 010800 17 17 17 17 (de outras redes via NTT)
Japão: 001 010800 17 17 17 17 (de outras redes via KDDI)
Japão: 0061 010800 17 17 17 17 (de outras redes via Softbank)
Canadá: 011800 17 17 17 17
Rússia: 810 800 17 17 17 17
Turquia: 00800 491 17 17 17 17
Ucrânia: 0800 503998
EUA: 1 833 209 6531

As informações também podem ser fornecidas ao responsável pela conformidade da respetiva empresa em questão. Estas regras de procedimento aplicam-se mutatis mutandis a tais denúncias.

No caso de uma denúncia, distinguem-se os seguintes passos processuais:

| A. | Confirmação de receção
| B. | Registo dos factos relatados
| C. | Explicação do procedimento
| D. | Confidencialidade, proibição de represálias
| E. | Documentação
| F. | Procedimento adicional, medidas de acompanhamento
| G. | Ações corretivas
| H. | Feedback
| I. | Prazos de eliminação

A. Confirmação de receção

A confirmação de receção é, geralmente, uma imagem espelhada do canal de comunicação escolhido pelo denunciante. No caso de uma comunicação via mensagem de voz, a confirmação é dada através da opção de contacto fornecida pela pessoa que dá a informação.

A confirmação da receção ocorre no prazo de sete dias.

Se a comunicação for feita anonimamente e sem indicação de detalhes de contacto ou se não tiver sido criada uma caixa de correio segura ao submeter uma denúncia anónima através do Portal da Linha de Apoio de Conformidade, não poderá ser feita uma confirmação de receção.

B. Registo dos factos relatados

O provedor regista os factos relatados pelo denunciante com a maior precisão possível. Ele discute os factos com o denunciante, na medida em que haja possibilidade de contacto, e faz as perguntas necessárias para verificar as seguintes informações em particular:

O que aconteceu e como?
Quando é que isso aconteceu e a condição ainda está em curso?
Onde é que isso aconteceu? Em que empresa e em que local?
Quem é afetado?
Existem comprovativos ou provas?

C. Explicação do procedimento

O provedor explica o procedimento adicional após uma comunicação ao denunciante. Da mesma forma, são explicadas as medidas para assegurar a confidencialidade e a proibição de represálias.

D. Confidencialidade, proibição de represálias

A confidencialidade da identidade do autor da denúncia, das pessoas que são objeto da denúncia e de outras pessoas mencionadas na denúncia é garantida pela Linha de Apoio de Conformidade, de acordo com os requisitos legais. A identidade dessas pessoas só pode ser conhecida pelas pessoas responsáveis pela receção de denúncias ou ações de acompanhamento e pelas pessoas que as assistem no desempenho destas tarefas. Quaisquer exceções a isto decorrem das respetivas disposições legais aplicáveis.

Os denunciantes não podem ser prejudicados por causa dos direitos que têm ao abrigo destas Regras, em particular o direito de fazer uma denúncia, se tiverem motivos razoáveis para acreditar que a informação denunciada por eles é verdadeira. São proibidas as represálias dirigidas contra os denunciantes. Isto também se aplica a ameaças e tentativas de represálias. O provedor acompanhará todas as denúncias da pessoa que denunciou a discriminação e esclarecerá se existe uma conexão causal entre a denúncia e a discriminação. Se for este o caso, o provedor iniciará um recurso imediato em conjunto com o responsável pela conformidade da respetiva empresa.

E. Documentação

O provedor documenta a denúncia de acordo com os requisitos legais, respeitando, em particular, o requisito de confidencialidade.

Aplica-se o seguinte às denúncias que não sejam recebidas por escrito ou em forma de texto:

I. Chamada telefónica ou mensagem de voz
No caso de denúncias telefónicas ou denúncias através de outra forma de transmissão de voz, uma gravação áudio permanentemente recuperável da conversa ou a sua transcrição completa e precisa (registo escrito) só pode ser feita com o consentimento do denunciante. Na ausência de tal consentimento, a denúncia deve ser documentada por um resumo do seu conteúdo (registo de conteúdo).

II. Reunião pessoal
O provedor documenta a entrevista através de um registo de conteúdo.

O provedor pode fazer uma gravação áudio permanentemente recuperável ou uma gravação literal da conversa telefónica ou pessoal, em vez de um registo de conteúdo, se o denunciante consentir. O consentimento deve ser documentado. Se o provedor tiver utilizado uma gravação áudio para preparar um registo escrito, ele ou ela deverá apagar a gravação áudio assim que o registo tiver sido concluído.

Quando são elaborados registos, é sempre dada a oportunidade ao denunciante de verificar o registo, de o corrigir, se necessário, e de o confirmar com a sua assinatura ou em formato eletrónico.

F. Procedimento adicional, medidas de acompanhamento

O provedor encaminha a denúncia para os responsáveis pelo seu posterior processamento na empresa afetada pela denúncia e, no caso de uma importância significativa, para os responsáveis na Wilh. Werhahn KG. Estes são principalmente os responsáveis pela conformidade. Eles podem consultar outras pessoas responsáveis, como oficiais de proteção de dados ou de direitos humanos.

Os responsáveis decidem sobre o início das ações de acompanhamento. Estas incluem, em particular:

Realização de investigações internas, incluindo a contratação de peritos terceiros para investigação adicional
Encaminhamento do denunciante para um organismo competente
Submissão do processo a uma autoridade competente
Encerramento do caso por falta de provas ou por outros motivos
Ações corretivas

G. Ações corretivas

O responsável pela conformidade da empresa afetada pela denúncia deverá, no caso de uma reclamação se revelar justificada, identificar as ações corretivas necessárias e iniciar a implementação dessas ações em tempo útil. Ele informa o provedor externo sobre isto.

H. Feedback

O provedor deve, após consulta com os responsáveis pela conformidade, dar ao denunciante

a) no prazo de três meses após a confirmação da receção da denúncia ou,
b) se a receção não tiver sido confirmada, o mais tardar três meses e sete dias após a receção da denúncia

fornecer feedback sobre as medidas de acompanhamento e eventuais ações corretivas, de acordo com os requisitos legais.

O feedback pode ser fornecido ao denunciante apenas na medida em que não afete os inquéritos ou investigações internas e não prejudique os direitos das pessoas que são objeto de uma denúncia ou que são mencionadas na denúncia.

I. Prazos de eliminação

O provedor controla o cumprimento dos prazos legais para a eliminação de documentação. Caso contrário, a documentação será eliminada, caso já não exista interesse legítimo em armazená-la.

Se uma eliminação estiver pendente, o provedor informará antecipadamente as pessoas dentro do grupo de empresas Werhahn responsáveis pelo processamento e eliminará os documentos por eles armazenados quando o prazo expirar.

Para além da documentação (E.), o provedor regista a denúncia recebida sem referência a pessoas para fins estatísticos. Esta recolha de dados, que é anónima em todos os aspetos, não está sujeita a qualquer prazo de eliminação.