Rules of procedure

コンプライアンス・ヘルプラインの手続き規則

この手続き規則は、コンプライアンス・ヘルプラインに入ってくるすべての通報に適用されます。ただし、取引関係における障害についての顧客または取引先からの苦情、特に各カスタマーサービスが担当しているものについては適用されません。

通報は、従業員も、社外の第三者も、そして特に当事者の可能性がある人も行うことができます。

コンプライアンス・ヘルプラインは以下の外部オンブズマンが担当しています：

Frau Prof. Dr. Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, ドイツ

コンプライアンス・ヘルプラインは以下の方法で無料で連絡できます：
  • 本サイトの保護され暗号化された問い合わせフォーム 
  • 電子メール、宛先：kohler@helpline-werhahn.de
  • 電話：00800 17 17 17 17（国際電話で受付可能） 

以下の国では特別な電話番号があります： 

インド： 000800 049 0030
日本：010 800 17 17 17 17 
日本：0033 010800 17 17 17 17（他の回線からNTTを通じて）
日本：001 010800 17 17 17 17（他の回線からKDDIを通じて）
日本：0061 010800 17 17 17 17（他の回線からSoftbankを通じて）
カナダ：011800 17 17 17 17 
ロシア: 810 800 17 17 17 17 
ルコ：00800 491 17 17 17 17 
ウクライナ：0800 503998
米国：1 833 209 6531

 通報は、該当する各会社のコンプライアンスオフィサーにも出すことができます。そうした通報には、この手続き規則がしかるべく適用されます。

通報があった場合は、以下の手続き手順に区分されます：

 | A. | 受領確認 
 | B. | 通報された問題の事実関係の把握
 | C. | 手続きの説明 
 | D. | 極秘扱い、報復措置の禁止
 | E. | 文書への記録
 | F. | そのほかの手続き、フォローアップ措置
 | G. | 是正措置
 | H. | フィードバック
 | I. | 削除されるまでの保存期間

A.    受領確認

受領確認の連絡は通常、通報した人物が選択した連絡手段で行われます。ボイスメッセージによる通報の場合は、通報した人物が提示した連絡手段を通じて受領確認が連絡されます。

受領確認の連絡は7日以内に行われます。

通報が匿名で行われ、連絡先を知らせていない場合、またはコンプライアンス・ヘルプラインのポータルを通じて匿名の通報が行われ、安全な私書箱が設けられていない場合は、受領確認の連絡が行われません。

B.    通報された問題の事実関係の把握 

オンブズマンは、通報した人物が知らせた問題の事実関係をできるだけ正確に把握します。連絡手段がある場合は、通報した人物と事実関係について話をして、特に以下の情報を突き止めるために、必要な質問を行います。 
  • 何が、どのように起きたか？ 
  • いつ起きたか？その状態がどのくらい続いたか?
  • どこで起きたか？どの企業の、どの拠点か？
  • 関係している人物は誰か？
  • 証拠等はあるか？ 

C.    手続きの説明 

オンブズマンは、通報に続いてどのような手続きが行われるかを、通報者に説明します。また、極秘扱いを保証するために講じる措置、そして報復措置の禁止についても説明します。 

D.   極秘扱い、報復措置の禁止

通報した人物、通報の対象となる人物、ならびに通報の中で名前が挙がったその他の人物の身元は極秘に扱い、コンプライアンス・ヘルプラインが法律の要求に従って守ります。名前が挙がった人物の身元は、通報の受け取りまたはフォローアップ措置を講じることを担当している人物、この課題を履行する際に支援した人物のみ知ることができます。それぞれ適用可能な法律規定から例外が生じることがあります。

通報した人物は、通報した情報が事実であると仮定するには十分な理由があるときは、この手続き規則に基づき与えられた権利、特に通報を行う権利によって不利益を被ることがあってはなりません。通報した人物に対する報復措置は禁止されています。このことは報復を実行すると脅したり、実行を試みる場合にも適用されます。オンブズマンは、通報した人物から不利益に関する連絡があった場合には一つ一つ調査し、通報と不利益の間に因果関係があるか解明します。因果関係があった場合は、オンブズマンが企業のコンプライアンスオフィサーとともにすぐに救済措置を講じます。 

E.    文書への記録

オンブズマンは、法規定に基づき、通報内容を文書に記録し、特に極秘扱いの規則は厳守します。

書面またはテキスト形式ではない通知の場合は、以下のことは適用されます：

I. 電話またはボイスメッセージ
電話による通報、または他の音声伝送方式を使った通報は、通報した人物の同意があった場合のみ、常に呼び出しできる形で会話を録音するか、会話を全文正確に筆記（逐語調書）することが許されています。そのような同意がない場合、通報は内容の要約（内容調書）によって文書に記録します。

II. 直接の話し合い
オンブズマンは、内容調書によって会話を記録します。 

通報した人物の同意があった場合には、オンブズマンは内容調書の代わりに、常に呼び出しできる形で会話を録音するか、電話またはじかに会っておこなった会話の逐語調書を作成することもできます。同意は文書に記録してください。オンブズマンが逐語調書作成に録音を使った場合は、調書が完成したらすぐに録音を削除します。

通報した人物には、調書作成時に調書の内容をチェックし、必要に応じて訂正し、署名または電子形式の署名でこれを確認する機会が与えられます。 

F.    そのほかの手続き、フォローアップ措置

オンブズマンは、通報が該当する企業の処理担当者にこの通報を転送し、問題が重大な場合はWilh.Werhahn KGの担当者にも追加転送します。これは担当のコンプライアンスオフィサーになります。そしてこのコンプライアンスオフィサーは、必要な場合にはデータ保護責任者や人権問題責任者など他の担当人物に意見を聞くこともできます。  

担当者はフォローアップ措置を講じるかを決定します。特に以下のようなものがあります：
  • 追加調査のために第三者の専門家に委託することも含めて、内部調査を実行する
  •  通報した人物を担当部署に問い合わせるよう指示する
  • 所轄官庁に事件を委ねる
  • 証拠不足または他の理由から事件を終結させる
  • 是正措置

G.   是正措置

苦情が正当であることが分かった場合には、通報が該当する企業のコンプライアンスオフィサーが必要な是正措置を講じ、すぐにこの措置の実施を開始します。コンプライアンスオフィサーはこのことについて、外部オンブズマンに知らせます。

H.   フィードバック

オンブズマンは、担当のコンプライアンスオフィサーの了解を得てから、
   a)   通報の受領確認から3か月以内、または
   b)   受領が確認されなかった場合は、通報の受領から3か月と7日以内に、 

法律の要求事項に従った形で、フォローアップ措置および是正措置に関するフィードバックを、通報した人物に送ります。 

通報した人物へのフィードバックは、これによって社内の調査や捜査が影響を受けず、通報の対象となっている人物または通報の中で名前が挙がった人物の権利が損なわれない限りにおいてのみ行われます。 

I.     削除されるまでの保存期間

オンブズマンは、法律で定められた文書の保存期間が遵守されているか監視します。また、文書を保管する正当な利益がなくなったら、文書はすぐに削除されます。 

まもなく削除する場合は、オンブズマンが、Werhahn企業グループ内で処理に携わっている人物に事前に通知し、保存期間が過ぎたら、自分のところに保管されている文書を削除します。 

文書 (E.) のほかに、オンブズマンは、入ってきた通報を、人物に関連付けずに、統計目的で収集します。あらゆる関係が匿名化されたデータの収集は、保存期間の規則が適用されません。