Regulamentul de procedură al liniei de asistență pentru conformitate (Compliance-Helpline)

Prezentul regulament de procedură se aplică tuturor sesizărilor primite prin linia de asistență pentru conformitate, cu excepția reclamațiilor din partea clienților sau a partenerilor de afaceri referitoare la probleme din cadrul relației comerciale, pentru care este responsabil în special serviciul de relații cu clienții respectiv.

Sesizările pot fi făcute atât de către angajați, cât și de către terți externi, în special de către persoanele potențial afectate.

Linia de asistență pentru conformitate este gestionată de următorul mediator extern (ombudsman):

doamna prof. dr. Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, Germania

Linia de asistență pentru conformitate poate fi contactată prin următoarele canale de raportare, gratuite pentru persoana care efectuează raportarea:

prin formularul de contact securizat și criptat de pe această pagină
prin e-mail la adresa kohler@helpline-werhahn.de
prin telefon: 00800 17 17 17 17 (accesibil din străinătate)

Pentru următoarele țări se aplică numere de telefon speciale:

Sesizările pot fi adresate și responsabililor de conformitate din cadrul societății respective. Prezentul regulament de procedură se aplică mutatis mutandis acestor notificări.

În cazul unei sesizări, se disting următoarele etape ale procedurii:

| A. | Confirmare de primire
| B. | Înregistrarea faptelor semnalate
| C. | Explicarea procedurii
| D. | Confidențialitate, interdicția represaliilor
| E. | Documentație
| F. | Procedura ulterioară, măsuri consecvente
| G. | Măsuri corective
| H. | Răspuns
| I. | Termene de prescripție

A. Confirmarea de primire

Confirmarea de primire se efectuează, de regulă, pe aceeași cale de comunicare aleasă de persoana care a făcut sesizarea. În cazul unei sesizări prin mesaj vocal, confirmarea se face prin intermediul datelor de contact furnizate de persoana care a făcut sesizarea.

Confirmarea primirii se face în termen de șapte zile.

În cazul în care sesizarea este făcută anonim și fără furnizarea datelor de contact sau dacă, la transmiterea unei sesizări anonime prin portalul liniei de asistență pentru conformitate, nu a fost creată o căsuță poștală securizată, nu se poate emite o confirmare de primire.

B. Înregistrarea faptelor semnalate

Ombudsmanul consemnează faptele semnalate de persoana care a făcut sesizarea cât mai precis posibil. Discută situația cu persoana care a făcut sesizarea, în măsura în care există o modalitate de contact, și solicită clarificările necesare pentru a obține, în special, următoarele informații:

Ce s-a întâmplat și cum?
Când s-a întâmplat? Această stare persistă încă?
Unde s-a întâmplat? La ce companie și în ce localitate?
Cine este afectat?
Există dovezi sau documente justificative?

C. Explicarea procedurii

Ombudsmanul îi explică persoanei carea a făcut sesizarea procedura ulterioară care urmează după depunerea sesizării. De asemenea, sunt explicate măsurile menite să asigure confidențialitatea și interdicția represaliilor.

D. Confidențialitate, interdicția represaliilor

Confidențialitatea identității persoanei care face sesizarea, a persoanelor care fac obiectul sesizării, precum și a celorlalte persoane menționate în sesizare este asigurată de linia de asistență pentru conformitate, în conformitate cu cerințele legale. Identitatea persoanelor menționate nu poate fi dezvăluită decât persoanelor responsabile cu primirea sesizărilor sau cu luarea măsurilor de ulterioare, precum și persoanelor care le asistă în îndeplinirea acestor sarcini. Eventualele excepții de la această regulă decurg din dispozițiile legale aplicabile în fiecare caz.

Persoanele care fac sesizări nu pot fi dezavantajate din cauza drepturilor care le revin în temeiul prezentului regulament de procedură, în special a dreptului de a face o sesizare, dacă au avut motive întemeiate să considere că informațiile pe care le-au comunicat corespundeau adevărului. Sunt interzise represaliile îndreptate împotriva persoanelor care fac sesizări. Acest lucru se aplică și în cazul amenințării cu represalii sau al tentativei de a exercita represalii. Mediatorul (ombudsmanul) va analiza fiecare sesizare a persoanei care a făcut sesizarea privind tratamentul discriminatoriu și va stabili dacă există o legătură de cauzalitate între sesizare și tratamentul discriminatoriu. În acest caz, mediatorul va lua măsuri imediate pentru remedierea situației, împreună cu responsabilul de conformitate al respectivei companii.

E. Documentație

Mediatorul (ombudsmanul) înregistrează sesizarea în conformitate cu prevederile legale, respectând în special principiul confidențialității.

În cazul notificărilor care nu sunt transmise în scris sau sub formă de text, se aplică următoarele:

I. Apel telefonic sau mesaj vocal
În cazul sesizărilor telefonice sau al celor efectuate prin alte mijloace de comunicare vocală, înregistrarea audio a convorbirii, care poate fi ascultată în orice moment, sau transcrierea completă și exactă a acesteia (transcriere literală) nu poate fi realizată decât cu acordul persoanei care a făcut sesizarea. În cazul în care nu există un astfel de consimțământ, raportul este documentat printr-un rezumat al conținutului său (proces-verbal al conținutului).

II. Întâlnire personală
Mediatorul (ombudsmanul) consemnează discuția într-un proces-verbal.

Mediatorul (ombudsmanul) poate întocmi, în locul unui proces-verbal de conținut, o înregistrare audio accesibilă pe termen lung sau un proces-verbal al discuției telefonice sau față în față, cu acordul persoanei care a făcut sesizarea. Consimțământul trebuie consemnat în scris. În cazul în care mediatorul a utilizat o înregistrare audio pentru întocmirea unui proces-verbal, acesta șterge înregistrarea audio imediat ce procesul-verbal este finalizat.

La întocmirea proceselor-verbale, persoanei care a făcut sesizarea i se oferă întotdeauna posibilitatea de a verifica procesul-verbal, de a-l corecta, dacă este cazul, și de a-l confirma prin semnătură sau în format electronic.

F. Procedura ulterioară, măsuri consecvente

Mediatorul (ombudsmanul) transmite sesizarea către persoanele responsabile din cadrul companiei vizate de sesizare, care se vor ocupa de procesarea ulterioară a acesteia, iar în cazurile de importanță semnificativă, o transmite și persoanelor responsabile din cadrul Wilh. Werhahn KG. Acestea sunt, în primul rând, responsabilii de conformitate. Aceștia pot apela la alte persoane competente, după caz, cum ar fi responsabilii cu protecția datelor sau responsabilii cu drepturile omului.

Persoanele responsabile decid cu privire la luarea unor măsuri ulterioare. Printre acestea se numără în special:

derularea unor anchete interne, inclusiv angajarea unor experți externi pentru o anchetă suplimentară
trimiterea persoanei care a făcut sesizarea către o autoritate competentă
trimiterea dosarului către o autoritate competentă
închiderea cazului din lipsă de probe sau din alte motive
măsuri corective

G. Măsuri corective

În cazul în care o plângere se dovedește a fi întemeiată, responsabilul de conformitate din cadrul companiei vizate de sesizare identifică măsurile corective necesare și inițiază punerea în aplicare a acestora în cel mai scurt timp. El informează mediatorul (ombudsmanul) extern cu privire la acest lucru.

H. Răspuns

După consultarea responsabililor de conformitate competenți, mediatorul (ombudsmanul) oferă persoanei care a făcut sesizarea

în termen de trei luni de la confirmarea primirii notificării sau,
dacă primirea nu a fost confirmată, cel târziu la trei luni și șapte zile de la primirea notificării

un raport conform cerințelor legale privind măsurile ulterioare și eventualele măsuri corective.

Un răspuns către persoana care a făcut sesizarea poate fi dat numai în măsura în care acest lucru nu afectează anchetele interne și nu lezează drepturile persoanelor care fac obiectul sesizării sau care sunt menționate în aceasta.

I. Termenele de ștergere

Mediatorul (ombudsmanul) supraveghează respectarea termenelor legale de păstrare a documentelor. În plus, documentația va fi ștersă în măsura în care nu mai există un interes legitim pentru păstrarea acesteia.

În cazul în care se preconizează o ștergere, mediatorul informează în prealabil persoanele din cadrul grupului de companii Werhahn care s-au ocupat la momentul respectiv de prelucrarea datelor și șterge documentele păstrate la el la expirarea termenului.

Pe lângă documentație (E.), mediatorul înregistrează sesizarea primită fără a face referire la persoane, în scopuri statistice. Această colectare de date, anonimizată din toate punctele de vedere, nu este supusă niciunui termen de ștergere.