Правила процедуры работы горячей линии по вопросам соблюдения нормативных требований

Данная процедура действительна для всех сообщений, принимаемых горячей линией административного сопровождения и корпоративного регулирования, за исключением жалоб клиентов или бизнес-партнеров на нарушения в области деловых отношений, которыми занимается соответствующая служба поддержки клиентов.

Сообщения могут поступать как от сотрудников, так и от третьих лиц, в частности потенциально пострадавших.

Внешний омбудсмен — куратор горячей линии административного сопровождения и корпоративного регулирования:

г-жа проф., д-р Ева Колер (Eva Kohler)
Ruhrtal 5
58456 Witten, Германия

Обратиться на горячую линию административного сопровождения и корпоративного регулирования можно по следующим бесплатным каналам.

Защищенная и закодированная контактная форма на этой странице
Эл. почта: kohler@helpline-werhahn.de
Телефон: 00800 17 17 17 17 (международный номер)

Для следующих стран действуют отдельные номера телефона.

Информацию также можно предать ответственному сотруднику по правовым вопросам соответствующей компании. При этом также действует данная процедура.

При подаче обращения различают следующие этапы процедуры.

| A. | Подтверждение получения
| Б. | Регистрация подтвержденного правонарушения
| В. | Разъяснение процедуры
| Г. | Конфиденциальность, запрет репрессивных мер
| Д. | Документирование
| Е. | Дополнительные действия, дополнительные расследования
| Ж. | Меры по устранению
| З. | Обратная связь
| И. | Сроки удаления

A. Подтверждение получения

Подтверждение получения, как правило, осуществляется путем, выбранным информатором для оповещения. При оповещении посредством голосового сообщения подтверждение осуществляется посредством указанного информатором способа связи.

Получение подтверждается в течение семи дней.

Если сообщение отправляется анонимно и без указания контактных данных или при отправке анонимного сообщения через портал горячей линии административного сопровождения и корпоративного регулирования не указан безопасный почтовый ящик, подтвердить получение невозможно.

Б. Регистрация подтвержденного правонарушения

Омбудсмен регистрирует полученное сообщение о правонарушении максимально точно. При наличии контактных данных он обсуждает правонарушение с информатором и задает дополнительные вопросы, чтобы получить следующую информацию.

Что и как случилось?
Когда это случилось и продолжается ли до сих пор?
Где это случилось? В какой компании и в каком филиале?
Кто замешан в деле?
Есть ли документация или подтверждения?

В. Разъяснение процедуры

Омбудсмен разъясняет информатору дальнейшую процедуру после получения сообщения. Также разъясняются меры по обеспечению конфиденциальности и запрета репрессивных мер.

Г. Конфиденциальность, запрет репрессивных мер

Конфиденциальность личности информатора, участников и объекта сообщения, а также иных указанных в сообщении лиц на горячей линии административного сопровождения и корпоративного регулирования обеспечивается в соответствии с законодательными требованиями. Идентифицировать указанных лиц могут исключительно лица, ответственные за прием сообщений или выполняющие дополнительное расследование, а также лица, которые помогают им в выполнении этих задач. Любые исключения вытекают из соответствующих применимых законодательных положений.

Согласно предоставляемым в соответствии с данной процедурой правам, в частности праву передавать сообщения, запрещена дискриминация информаторов при наличии у них разумных оснований полагать, что предоставленная информация достоверна. Репрессивные меры против информаторов запрещены. Это также касается угроз и попыток репрессий. Омбудсмен расследует каждое сообщение информатора о правонарушениях и проясняет наличие причинных связей между сообщением и нарушением. При их наличии омбудсмен и ответственный сотрудник по правовым вопросам соответствующей компании сразу принимают меры по устранению.

Д. Документирование

Омбудсмен документирует сообщение в соответствии с законодательными требованиями, в первую очередь с соблюдением требования конфиденциальности.

Для сообщений, которые поступают не в письменной или текстовой форме, действуют следующие правила.

I. Телефонный звонок или голосовое сообщение
В случае сообщений, поступающих по телефону или иным голосовым способом, запись разговора или его полная и точная расшифровка (словесный протокол) разрешается только с согласия информатора. Если такое согласие отсутствует, сообщение регистрируется в виде резюме его содержания (протокол содержимого).

II. Индивидуальный разбор
Омбудсмен документирует разговор в протоколе содержимого.

Вместо протокола содержимого омбудсмен может с согласия информатора создать запись или словесный протокол телефонного или личного разговора. Согласие необходимо задокументировать. Если омбудсмен использует для создания словесного протокола запись разговора, она удаляется сразу после составления протокола.

При составлении протоколов информатор всегда может проверить протокол, при необходимости исправить его и подтвердить посредством подписи или в электронной форме.

Е. Дополнительные действия, дополнительные расследования

Омбудсмен отправляет сообщение для дальнейшей обработки ответственным лицам компании, которую данное сообщение затрагивает, а в случае высокой значимости дополнительно ответственным лицам компании Wilh. Werhahn KG. В первую очередь это ответственные сотрудники по правовым вопросам. При необходимости они могут привлекать других ответственных лиц, например уполномоченных по защите данных или по правам человека.

Ответственные лица принимают решение о дополнительных действиях. Они включают в себя:

внутренние исследования, включая привлечение сторонних экспертов для дальнейшего расследования;
направление информатора в ответственный орган;
передачу дела в компетентный орган власти;
завершение дела при недостатке доказательств или по другим причинам;
меры по устранению.

Ж. Меры по устранению

В случае обоснованной жалобы ответственный сотрудник по правовым вопросам затронутой в сообщении компании определяет требуемые меры по устранению и следит за своевременным выполнением этих мер. Он информирует об этом внешнего омбудсмена.

З. Обратная связь

После обратной связи от ответственного сотрудника по правовым вопросам омбудсмен

в течение трех месяцев после подтверждения получения сообщения или,
если получение не подтверждалось, не позднее чем через три месяца и семь дней после получения сообщения

предоставляет информатору обратную связь о результатах расследования и возможных мерах по устранению согласно законодательным требованиям.

Обратная связь с информатором осуществляется только в той мере, в какой она не влияет на расследование и не затрагивает права лиц, являющихся объектом сообщения или указанных в сообщении.

И. Сроки удаления

Омбудсмен контролирует соблюдение законодательных сроков удаления документации. В остальном документация удаляется, если правомерный интерес к ее хранению перестает существовать.

Перед удалением омбудсмен заранее информирует лиц, участвующих в обработке данных в рамках группы компаний Werhahn, и удаляет документы по истечении срока хранения.

Наряду с документацией (п. Д) омбудсмен регистрирует входящее сообщение для статистики без привязки к персоналиям. Эти во всех отношениях анонимные собранные данные хранятся бессрочно.