Regolamento procedurale

della Compliance Helpline

Addendum per Zwilling Ballarini Italia s.r.l.
Procedura Whistleblowing – segnalazione di illeciti


1. Scopo 

La presente procedura è adottata dalla Zwilling Ballarini Italia in ottemperanza a quanto stabilito dal Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24 (nel testo: Decreto o D. Lgs. 24/2023) in vigore dal 30 marzo 2023 che recepisce la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea (c.d. direttiva whistleblowing) di cui si è venuti a conoscenza nel contesto lavorativo, lesive dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato.

La presente procedura è stata approvata dal C.d.A. in data 11 Dicembre 2023, unitamente all’identificazione dei ruoli organizzativi coinvolti nel processo di gestione delle segnalazioni di whistleblowing e alle relative responsabilità.

Ad integrazione di quanto disciplinato nella presente procedura, si rimanda alla sezione del sito aziendale https://www.zwilling.com/it/compliance.html

La presente procedura si inserisce nelle policy implementate dal Gruppo di appartenenza della Società (Gruppo Werhahn) in materia di compliance, trasparenza e tutela delle persone che segnalano violazioni.

2. Campo di applicazione 

La presente procedura si applica a qualsiasi segnalazione di informazioni su comportamenti, atti o omissioni (c.d. violazione) che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato e che consistono in:
  • condotte illecite rilevanti ai sensi del D. Lgs. 231/2001 o su violazioni del Modello di organizzazione e gestione adottato dalla Società; 
  • illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o nazionali rilevanti relativi[1]:
       A.  ad appalti pubblici (procedure di aggiudicazione e procedure di ricorso);

       B.  a servizi, prodotti e mercati finanziari, prevenzione del riciclaggio (norme di regolamentazione e vigilanza e sulla protezione dei consumatori e degli investitori); 

       C.  a sicurezza e conformità dei prodotti (norme sui requisiti di sicurezza e conformità, su commercializzazione e utilizzo di prodotti sensibili e pericolosi, c.d. materiali di armamento); 

       D.  a sicurezza dei trasporti (settore ferrovie, aviazione civile, stradale, marittimo, trasporto interno merci pericolose effettuato su strada/per ferrovia/per via navigabile interna, sia all'interno dello Stato nazionale che tra gli Stati della Comunità europea); 

       E.  alla tutela dell’ambiente e del clima (inquinamento marino, atmosferico, acustico, gestione rifiuti, acque del suolo, biodiversità, sostanze chimiche, prodotti biologici);  

       F.  alla sicurezza nucleare (impianti, esposizione a radiazioni, gestione combustibile nucleare e rifiuti radioattivi, spedizione sostanze radioattive);

      G.  alla sicurezza degli alimenti e dei mangimi, salute e benessere degli animali;

      H.  alla salute pubblica (norme di qualità e sicurezza relativamente a tessuti e cellule umane, sangue umano e suoi componenti, organi destinati al trapianto, prodotti medicinali e dispositivi medici, diritti dei pazienti sull’assistenza sanitaria transfrontaliera, lavorazione e vendita prodotti del tabacco); 

       I.    alla protezione dei consumatori (qualità e sicurezza prodotti, informazione e pubblicità, rapporti contrattuali, pratiche commerciali); 

  • alla tutela della vita privata e protezione dei dati personali, alla sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; violazioni (atti o omissioni) che ledono gli interessi finanziari dell’UE (rif. art. 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea); 
  • violazioni (atti o omissioni) di norme in materia di concorrenza e aiuti di Stato (rif. art. 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea); 
  • violazioni (atti o omissioni) di norme in materia di imposta sulle Società.
Sono escluse dall’ambito di applicazione della presente procedura:
  • le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale che attengano esclusivamente ai rapporti individuali di lavoro, ovvero ai rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate;
  • le violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale;
  • violazioni disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali[2] che garantiscono già apposite procedure di segnalazione.
Le informazioni sulle violazioni sono acquisite all’interno del contesto lavorativo[3] e devono essere effettuate attraverso gli appositi canali di segnalazione messi a disposizione dalla Società.

3. Riferimenti

  • Decreto Legislativo 10 marzo 2023, n. 24;
  • Direttiva (UE) 2019/1937;
  • Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.Lgs. 231/01;
  • Regolamento Europeo 2016/679 (GDPR); 
  • Codice Privacy (D. Lgs. 196/2003 e ss.mm.ii.);
  • Linee guida ANAC in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali – procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne.

4. Definizioni 

  • “segnalazioni”: qualsiasi comunicazione scritta, orale o esposta in un colloquio, anche in forma anonima, contenete informazioni sulle violazioni;
  • “informazioni sulle violazioni”: tutte le informazioni, tra le quali i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia all’autorità giudiziaria/contabile intrattiene un rapporto giuridico ed anche gli elementi informativi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;
  • “segnalazione interna”: comunicazione delle “segnalazioni” attraverso il predisposto canale interno di segnalazione;
  • “segnalazione esterna”: comunicazione scritta o orale delle informazioni sulle violazioni, presentata tramite il canale di segnalazione esterna[4];
  • “divulgazione pubblica”: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa ovvero mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
  • “segnalante”: persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;
  • “facilitatore”: persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno dello stesso contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;
  • “contesto lavorativo”: attività lavorative o professionali, presenti o passate attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione o di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;
  • “persona coinvolta”: persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata;
  • “responsabile del canale”: soggetto esterno individuato dalla Società responsabile della gestione del canale e della segnalazione dotato di autonomia organizzativa e funzionale, in inglese denominato anche Compliance Helpline;
  • “referente interno”: soggetto della Società individuato dall’organo amministrativo; qualora il referente interno sia la persona coinvolta nella segnalazione, il ruolo di referente interno verrà svolto dall’organo amministrativo;
  • “ritorsione”: qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione e strettamente legato alla stessa, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto;
  • “seguito”: l’azione ovvero le azioni avviate dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione; 
  • “riscontro”:comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione comprendendo le misure previste o adottate o da adottare e dei motivi della scelta effettuata;
  • “piattaforma”: canale di segnalazione interna adottato dalla Società (come meglio specificato al paragrafo 8) per trasmettere le informazioni sulle violazioni;
  • “Organismo di Vigilanza (“OdV”)”: Organismo di Vigilanza ai sensi del D. Lgs. 231/2001 di Zwilling Ballarini Italia s.r.l.; 
  • “Modello 231”: Modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D. Lgs. 231/2001 di Zwilling Ballarini Italia s.r.l..

5. Responsabilità

Il responsabile del canale di gestione delle segnalazioni (Gestore delle segnalazioni), anche attraverso l’utilizzo della piattaforma: 
  • rende disponibili, anche attraverso la presente procedura e le informazioni pubblicate sulla piattaforma, le informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne; 
  • rilascia alla persona segnalante il riscontro di ricevimento della segnalazione nei termini previsti;
  • valuta i criteri di processabilità della segnalazione;
  • condivide la segnalazione con il referente interno, definito nell’ambito della presente procedura, e l’OdV (nei casi previsti), l’avvio di eventuali indagini, il loro esito e il riscontro da fornire al segnalante;
  • trasmette al segnalante il riscontro circa la chiusura dell’iter di gestione della segnalazione;
  • mantiene le interlocuzioni con la persona segnalante e, se del caso, gestisce la richiesta di integrazioni e l’esecuzione di eventuali colloqui di approfondimento con la persona segnalante, se richiesti;
  • archivia e conserva la documentazione sulla segnalazione nei tempi normativamente previsti;
  • garantisce il rispetto del principio di riservatezza.

Il Referente Interno:
  • identifica, all’interno della Società, i soggetti da coinvolgere e condivide con questi quanto emerso dall’analisi effettuata dal responsabile del canale;
  • è delegato a fornire al responsabile del canale riscontro in merito alle decisioni prese dalla Società per l’approfondimento di quanto oggetto di segnalazione;
  • attua le raccomandazioni espresse dal responsabile del canale e, nei casi previsti, dall’OdV per approfondire quanto oggetto di segnalazione; 
  • coordina e monitora la fase delle eventuali indagini con le funzioni interne/team esterni incaricati;
  • condivide con il responsabile del canale l’avvio di eventuali indagini, il loro esito e il riscontro da fornire al segnalante;
  • individua piani di miglioramento per evitare il ripetersi di eventi oggetto di segnalazione; 
  • assicura che tutte le informazioni previste sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, siano rese disponibili sui canali aziendali;
  • gestisce, con il supporto delle funzioni aziendali competenti, le attività conseguenti ad eventuali divulgazioni pubbliche nei casi previsti;
  • garantisce il rispetto del principio di riservatezza.
Il segnalante:
  • trasmette le segnalazioni nel rispetto della presente procedura;
  • è tenuto a fornire informazioni circostanziate relative a quanto oggetto di segnalazione
L’ OdV:
  • nel caso di segnalazioni rilevanti ex D.Lgs. 231/01, coordina e monitora la fase delle indagini con le funzioni interne/team esterni incaricati, valuta l’esito delle indagini e gli eventuali provvedimenti conseguenti; 
  • garantisce il rispetto del principio di riservatezza.
Il rappresentante legale:
  • interloquisce con ANAC in caso di eventuale segnalazione esterna o attivazione di attività ispettive da parte di ANAC.
Il Consiglio di Amministrazione:
  • garantisce che siano adottati gli eventuali provvedimenti in conformità a quanto previsto dal sistema sanzionatorio previsto nel Modello Organizzativo 231;
  • approva la presente procedura unitamente alla struttura dei ruoli organizzativi connessi;
  • garantisce il rispetto delle misure per la protezione della persona segnalante.

6. Soggetti che possono effettuare una segnalazione (c.d. “segnalante”)

Possono procedere alla segnalazione:
  • i dipendenti;
  • i lavoratori autonomi e collaboratori che svolgono la propria attività presso i soggetti pubblici e privati;
  • i liberi professionisti;
  • i volontari;
  • i consulenti;
  • gli azionisti;
  • gli amministratori;
  • i fornitori di prestazioni a favore di terzi a qualsiasi titolo (a prescindere dalla natura di tali attività) anche in assenza di corrispettivo;
  • i tirocinanti anche non retribuiti;
  • i soggetti che esercitano funzioni di amministrazione, di direzione, di controllo, di vigilanza ovvero di rappresentanza, anche se le relative attività sono svolte a titolo di fatto e non di diritto.
Sono, altresì, compresi nella categoria in oggetto tutti quei soggetti che, a qualsiasi titolo, vengono a conoscenza di illeciti nell’ambito del contesto lavorativo della Società ovvero:
  • quando il rapporto di lavoro non sia ancora iniziato;
  • durante il periodo di prova;
  • allo scioglimento del rapporto. 

7. Referente interno

La Società ha individuato nel Compliance Officer locale[5] il ruolo di referente interno ai sensi della presente procedura.

8. Canale di segnalazione interna

La Società ha previsto un canale di segnalazione interna che il segnalante deve utilizzare per la trasmissione delle informazioni sulle violazioni. L’istituzione di tale canale permette una più efficace prevenzione e accertamento delle violazioni. Tale scelta risponde al principio di favorire una cultura della buona comunicazione e della responsabilità sociale d’impresa nonché di miglioramento della propria organizzazione.

Il canale di segnalazione interna prevede la modalità scritta o orale attraverso la piattaforma accessibile dal sito web Zwilling Ballarini https://www.zwilling.com/it/compliance.html o dal sito di Gruppo https://helpline-werhahn.de.

Il segnalante potrà inoltre richiedere un incontro diretto con il responsabile della gestione della segnalazione. 

Il canale di segnalazione interna garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante, del facilitatore (ove presente), delle persone coinvolte e comunque menzionate nella segnalazione nonché del contenuto della stessa e della relativa documentazione inoltrata ovvero integrabile.

8.1 Soggetto responsabile della gestione del canale (c.d. “responsabile del canale”)
La gestione del canale interno è affidata a:

Prof.ssa Dott.ssa Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, Germania

soggetto esterno in possesso dei requisiti di autonomia, indipendenza e specificamente formato.

Per effettuare segnalazioni, il Responsabile del Canale (Compliance Helpline) è raggiungibile attraverso i seguenti canali di comunicazione gratuiti:

  • modulo di contatto protetto e crittografato disponibile in questa pagina 
  • tramite e-mail a kohler@helpline-werhahn.de
  • per telefono: 00800 17 17 17 17 (raggiungibile a livello internazionale) 

8.2 Caratteristiche della segnalazione e segnalazioni anonime
È necessario che la segnalazione sia il più possibile circostanziata al fine di consentire l’analisi dei fatti da parte dei soggetti competenti a ricevere e gestire le segnalazioni. In particolare, è necessario risultino chiare:
  • le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
  • la descrizione del fatto;
  • le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Le informazioni sulle violazioni segnalate devono essere veritiere. Non si considerano tali semplici supposizioni, indiscrezioni scarsamente attendibili (c.d. voci di corridoio), così come notizie di pubblico dominio, informazioni errate (ad eccezione di errore genuino), palesemente prive di fondamento o fuorvianti ovvero se meramente dannose o offensive. Non è invece necessario che il segnalante sia certo dell’effettivo accadimento dei fatti segnalati e dell’identità dell’autore degli stessi.

È utile anche che il segnalante fornisca documenti che possano dare elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Le segnalazioni anonime, ove circostanziate, sono equiparate a segnalazioni ordinarie e in tal caso considerate nell’ambito della presente procedura anche in riferimento alle tutele del segnalante, qualora successivamente identificato, ed agli obblighi di conservazione.

8.3 Iter operativo di gestione della segnalazione

A.   Conferma di avvenuta ricezione
Di regola, la conferma di avvenuta ricezione viene fornita tramite lo stesso canale di segnalazione utilizzato dal segnalante. In caso di segnalazioni tramite messaggio vocale, la conferma viene fornita tramite le possibilità di contatto indicate dal segnalante.

La conferma di avvenuta ricezione viene fornita entro sette giorni.

Laddove la segnalazione venga effettuata in forma anonima e senza indicazione dei dati di contatto o, se al momento della segnalazione anonima tramite il portale della Compliance Helpline non sia stata ancora creata una casella di posta sicura, la conferma di avvenuta ricezione non potrà essere fornita.

B.   Registrazione del fatto segnalato
Il Gestore della Segnalazione registra i fatti denunciati dal segnalante nel modo più preciso possibile. Qualora sussista una possibilità di contatto, il Gestore della Segnalazione convoca a colloquio il segnalante per parlare dei fatti denunciati e ottenere in particolar modo le seguenti informazioni: 
  • Cosa è accaduto e in che modo? 
  • Quando è accaduto? Permane ancora tale stato dei fatti?
  • Dove è accaduto? Presso quale società e in quale sede?
  • Chi è la parte interessata?
  • Ci sono prove o dimostrazioni? 

C.   Spiegazione della procedura
Il Gestore della Segnalazione spiega al segnalante la procedura prevista in seguito a una segnalazione. Vengono quindi spiegate le misure di garanzia di riservatezza e il divieto di ritorsione. 

D.   Riservatezza, divieto di ritorsione
La Compliance Helpline garantisce la riservatezza dell'identità del segnalante, delle persone oggetto della segnalazione, nonché di altre persone menzionate nella segnalazione nel rispetto dei requisiti di legge. L'identità delle persone menzionate può essere resa nota soltanto alle persone incaricate a ricevere le segnalazioni o all'attuazione delle misure di follow-up, nonché da coloro che forniscono alle medesime il loro supporto nell'ambito dello svolgimento di tali compiti. Eventuali eccezioni al riguardo possono derivare dalle disposizioni di legge applicabili.

In virtù dei diritti loro spettanti ai sensi del presente regolamento procedurale, in particolare del diritto a effettuare segnalazioni, i segnalanti non devono subire discriminazioni qualora abbiano avuto ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni fornite corrispondessero a verità. Sono vietate ritorsioni contro i segnalanti. Ciò, vale anche per minacce e tentativi di ritorsione. Sarà cura del difensore civico occuparsi di ogni comunicazione del segnalante relativa a discriminazioni e chiarire se esista un nesso causale tra segnalazione e discriminazioni. Il tal caso, d'accordo con il Compliance Officer della rispettiva società del Gruppo Werhahn, sarà cura del difensore dare avvio immediato all'adozione delle misure necessarie alla risoluzione del problema. 

E.   Documentazione
Il Gestore della segnalazione documenta la segnalazione in base alle disposizioni di legge, prestando particolare attenzione all'obbligo di riservatezza.

Per le segnalazioni fornite non in forma scritta o di testo, si applica quanto segue:

I. Chiamata telefonica o messaggio vocale
In caso di segnalazioni effettuate a mezzo telefono o altro strumento di comunicazione vocale, la registrazione audio della conversazione recuperabile in modo permanente o la sua trascrizione esatta e completa (trascrizione integrale) potrà essere effettuata soltanto previo consenso del segnalante. In assenza di tale consenso, la segnalazione dovrà essere documentata in forma di riassunto del rispettivo contenuto (verbale del contenuto).

II. Colloquio personale
Il Gestore della Segnalazione documenta la conversazione redigendo un verbale del contenuto. 

Se consentito dal segnalante, in sostituzione del verbale del contenuto, il difensore civico può effettuare una registrazione recuperabile in modo permanente o una trascrizione integrale della conversazione personale. Il consenso deve essere documentato. Laddove il difensore civico abbia effettuato una trascrizione integrale servendosi di una registrazione vocale, procederà alla cancellazione di quest'ultima non appena avrà portato termine la trascrizione.

In caso di stesura di verbali, il segnalante avrà sempre la possibilità di esaminarli ed effettuare eventuali correzioni, quindi di confermarli tramite l'apposizione della sua firma o in modalità elettronica. 

F.   Prosecuzione della procedura, misure di follow-up
Il Gestore della Segnalazione inoltra la segnalazione alle persone addette all'ulteriore trattamento della società del Gruppo Werhahn. Per Zwilling Ballarini Italia s.r.l. il referente interno è identificato nella persona del Compliance Officer dott. Bruno Treglia.

Qualora la segnalazione riguardi violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato dalla Società ovvero altri elementi rilevanti ai fini del D. Lgs. 231/01, il Gestore della Segnalazione e il Referente interno per Zwilling Ballarini Italia coinvolge necessariamente l’Organismo di Vigilanza di Zwilling Ballarini Italia per valutare la segnalazione. 

Il Referente interno decide sull'introduzione di misure di follow-up. Queste possono essere in particolare:
  • Svolgimento di indagini interne, anche con il coinvolgimento di esperti terzi per ulteriori approfondimenti  
  • Rinvio del segnalante a un ufficio responsabile
  • Passaggio del procedimento a un'autorità competente
  • Conclusione del procedimento per mancanza di prove o motivi di altra natura
  • Misure correttive
Qualora si tratti di informazioni di violazioni rilevanti ex del D.Lgs. 231/01, il Gestore della segnalazione e il Referente Interno devono coordinarsi con l’Organismo di Vigilanza al fine di valutare la modalità di avvio della fase di indagine, fatto salvo il rispetto del principio di autonomia e indipendenza dell’OdV.

Nel rispetto di tale principio la decisione ultima su come gestire la segnalazione ai fini e per gli effetti del D. Lgs. 231/01 spetta all’Organismo di Vigilanza.

G.   Misure correttive
Nel caso in cui una segnalazione sia basata su fondati motivi, il Referente Interno individua le misure correttive necessarie che avrà premura di implementare al più presto possibile. Sarà suo ulteriore compito informare il difensore civico esterno al riguardo.

H.   Feedback
Dopo essersi consultato con i Compliance Officer responsabili,
   a) entro tre mesi dopo la conferma di avvenuta ricezione della segnalazione oppure,
   b) se la ricezione non è stata confermata, al più tardi tre mesi e sette giorni dopo la ricezione della segnalazione, 

il Gestore della segnalazione fornisce al segnalante un feedback sulle misure necessarie ed eventuali misure di follow-up in conformità ai requisiti di legge. 

8.4 Conservazione della documentazione sulla segnalazione interna
Le segnalazioni interne e tutta la relativa documentazione allegata ovvero integrata sono conservateper il tempo necessario al trattamento della segnalazione stessa.

In ogni caso, la documentazione è conservata soltanto per un periodo temporale individuato nel massimo di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

In tutti i casi citati, è necessario che la procedura di conservazione delle segnalazioni interne e della relativa documentazione, sia conforme alle garanzie comunitarie e nazionali sul trattamento dei dati personali nonché alle predisposte misure sul diritto di riservatezza.

8.5 Obblighi di informazione
Le informazioni sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni sono esposte nei luoghi di lavoro presso bacheche e nella apposita sezione intranet https://www.zwilling.com/it/compliance.html e rese note alle persone che, pur non frequentando i luoghi di lavoro, intrattengono un rapporto giuridico con la Società attraverso il sito https://www.zwilling.com/it/compliance.html . Inoltre, tali informazioni sono pubblicate sul sito internet della Società nella sezione https://www.zwilling.com/it/compliance.html

La Società attiva il proprio canale di segnalazione interna sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali

9. Segnalazione esterna

Al ricorrere delle seguenti condizioni, il segnalante potrà procedere con una segnalazione ad ANAC tramite canale esterno: 
  • nel caso in cui nel contesto lavorativo di riferimento, l’attivazione del canale di segnalazione interna non è obbligatoria ovvero il canale stesso non è stato attivato oppure non è conforme ai requisiti normativamente previsti; 
  • quando il segnalante ha già inoltrato una segnalazione interna ancorché essa non ha avuto seguito;
  • se il segnalante ha fondato motivo di ritenere che inoltrando una segnalazione interna, alla stessa non è dato efficace seguito ovvero che la stessa, di per sé, determinerà una ritorsione nei suoi confronti;
  • nel caso in cui il segnalante ha un fondato motivo di ritenere che la violazione segnalata può costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
L’organismo esterno legittimato a ricevere le segnalazioni esterne è l’ANAC secondo le modalità e le procedure opportunamente adottate (si vedano le linee guida ANAC “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”, disponibili all’indirizzo  
https://www.anticorruzione.it/-/del.311.2023.linee.guida.whistleblowing.

10. Divulgazione pubblica

In via residuale e subordinata, il segnalante potrà procedere con una divulgazione pubblica nei seguenti casi:
  • quando ha già previamente effettuato una segnalazione interna ovvero esterna, ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna senza aver ricevuto riscontro nei termini previsti;
  • nel caso in cui ha fondato motivo di ritenere che la violazione costituisce un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
  • quando ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna comporta il rischio di ritorsioni ovvero può non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possono essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi è fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione può essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

11. Obbligo di riservatezza

Tutte le segnalazioni ed i relativi allegati non sono utilizzati oltre il tempo necessario per darne seguito. 

È previsto che l’identità del segnalante unitamente a qualsiasi altra informazione da cui può evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità non siano rivelate senza il consenso espresso del segnalante stesso a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt.  29 e 32, paragrafo 4 del Regolamento (UE) 2016/679 e dell’art. 2-quaterdecies del codice in materia di protezione dei dati personali di cui al D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196. 

La Società tutela l’identità delle persone coinvolte, dei facilitatori e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione stessa, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

Le circostanze di mitigazione della tutela del diritto alla riservatezza comprendono:
  • nell’ambito di un procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’art. 329 c.p.p.: è imposto l’obbligo di segretezza degli atti delle indagini preliminari sino al momento in cui l’indagato non abbia il diritto ad averne conoscenza e, comunque, non oltre la chiusura di tale fase;
  • nell’ambito del procedimento stabilito presso la Corte dei Conti, l’identità del segnalante non può essere rivelata fino alla chiusura della fase istruttoria; 
  • nell’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante non può essere rivelata ove la contestazione dell’addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa;
  • qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della persona segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato, la segnalazione sarà utilizzabile ai fini del procedimento disciplinare solo in presenza del consenso espresso del segnalante a rivelare la propria identità; 
  • nei casi di procedimento disciplinare avviato nei confronti del presunto autore della condotta segnalata, sarà dato avviso in forma scritta al segnalante delle ragioni della rivelazione dei dati riservati quando la rivelazione sarà indispensabile anche ai fini della difesa della persona coinvolta.
Poste la vigenza delle mitigazioni appena elencate, il soggetto coinvolto, su sua istanza, è sentito anche attraverso un procedimento cartolare mediante l’acquisizione di osservazioni scritte e di documenti.

Tra gli obblighi di riservatezza si ricordano:
  • la sottrazione della segnalazione e della documentazione ad essa allegata al diritto di accesso agli atti amministrativi previsto dagli artt. 22 e ss. della l. n. 241/1990 e all’accesso civico generalizzato di cui agli artt. 5 e ss. del d.lgs. n. 33/2013; 
  • le amministrazioni ed enti coinvolti nella gestione delle segnalazioni garantiscono la riservatezza durante tutte le fasi del procedimento di segnalazione, ivi compreso l’eventuale trasferimento delle segnalazioni ad altre autorità competenti. 

12. Tutela dei dati personali

Ogni trattamento dei dati personali, compresa la comunicazione tra le autorità competenti, è effettuato a norma:
  • del Regolamento (UE) 2016/679; 
  • del D. Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e ss.mm.ii.
La comunicazione dei dati personali da parte di istituzioni, di organi o degli organismi dell’Unione Europea è effettuata in conformità del Regolamento (UE) 2018/1725. 

Il trattamento dei dati personali relativi alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni è effettuato dal titolare, nel rispetto dei princìpi di cui agli artt.  5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679, fornendo preliminarmente le idonee informazioni ai soggetti segnalanti e alle persone coinvolte nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati. 

L’informativa agli interessati, riepilogativa anche dei loro diritti e delle modalità per esercitarli, è reperibile all’indirizzo https://www.zwilling.com/it/customer-service/privacy-e-sicurezza/privacy-policy.html

13. Misure di protezione e di sostegno

Sono previste adeguate misure per proteggere i segnalanti dalle ritorsioni dirette e dalle ritorsioni indirette. 

Le misure di protezione si applicano se al momento della segnalazione la persona segnalante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere (cfr. paragrafo 8.3), rientrassero nell’ambito oggettivo e sia stata rispettata la procedura di segnalazione. 

In caso di diffamazione o di calunnia, accertata con condanna anche di primo grado, le tutele non sono garantite.

Le misure di protezione si applicano anche:
   a)  ai facilitatori; 
   b)  alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante/denunciante che sono legate ad essi da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
   c)  ai colleghi di lavoro della persona segnalante/denunciante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo della stessa e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
   d)  agli enti di proprietà della persona segnalante/denunciante o per i quali le stesse persone lavorano, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo delle predette persone.

13.1 Divieto di ritorsione
I soggetti richiamati nel paragrafo 5 non possono subire alcuna ritorsione. A titolo informativo e non esaustivo si considerano “ritorsioni”:
  • il licenziamento, la sospensione o misure equipollenti; 
  • la retrocessione di grado o la mancata promozione;
  • il mutamento di funzioni;
  • il cambiamento del luogo di lavoro;
  • la riduzione dello stipendio;
  • la modifica dell’orario di lavoro; 
  • la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione di accesso alla stessa;
  • le note di merito negative o le referenze negative non adeguatamente motivate;
  • l’adozione di misure disciplinari o di altre sanzioni (anche pecuniarie); 
  • la coercizione;
  • l’intimidazione;
  • le molestie;
  • l’ostracismo; 
  • la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole immotivato; 
  • la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione; 
  • il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
  • i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media;
  • i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi; 
  • l’inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un’occupazione nel settore o nell’industria in futuro; 
  • la conclusione anticipata o l’annullamento di un contratto di fornitura di beni o servizi; 
  • l’annullamento di una licenza o di un permesso;
  • la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici ovvero medici.
Gli atti assunti in violazione del divieto di ritorsione sono nulli.

Nell’ambito di procedimenti giudiziari o amministrativi ovvero in caso di controversie stragiudiziali aventi ad oggetto l’accertamento dei comportamenti, atti o omissioni vietati nei confronti dei soli soggetti segnalanti, si presume che gli stessi siano stati posti in essere a causa della segnalazione. L’onere di provare che tali condotte o atti sono motivati da ragioni estranee alla segnalazione è del soggetto che ha posto in essere gli atti ritorsivi.

I segnalanti possono comunicare all’ANAC le ritorsioni che ritengono di avere subito, sia quelle tentate o prospettate. 

L’ANAC informa l’Ispettorato nazionale del lavoro, per i provvedimenti di propria competenza.

13.2 Misure di sostegno
Il segnalante potrà rivolgersi a enti del Terzo settore presenti nell’elenco pubblicato sul sito ANAC. Si tratta di enti che esercitano attività  di  interesse  generale  per  il perseguimento,  senza  scopo  di   lucro,   di   finalità   civiche, solidaristiche e di utilità sociale (“promozione della cultura della legalità,  della  pace  tra  i popoli, della nonviolenza e della difesa non armata;  promozione e tutela  dei  diritti  umani,  civili,  sociali  e politici, nonchè dei diritti dei consumatori e  degli  utenti  delle attività  di  interesse  generale, promozione delle  pari  opportunità  e  delle  iniziative  di  aiuto reciproco, incluse le banche dei tempi e i gruppi di  acquisto  solidale”) e che hanno stipulato convenzioni con ANAC.

Le misure di sostegno fornite consistono in informazioni, assistenza e consulenze a titolo gratuito sulle modalità di segnalazione e sulla protezione dalle ritorsioni offerta dalle disposizioni normative nazionali e da quelle dell’Unione europea, sui diritti della persona coinvolta, nonché sulle modalità e condizioni di accesso al patrocinio a spese dello Stato.

13.3 Limitazione di responsabilità del segnalante
E’ prevista l’assenza di responsabilità (anche di natura civile o amministrativa) per chi riveli o diffonda informazioni sulle violazioni:
  • coperte dall’obbligo di segreto, 
  • relative alla tutela del diritto d’autore,
  • delle disposizioni relative alla protezione dei dati personali,
  • che offendono la reputazione della persona coinvolta o denunciata, 
se, al momento della rivelazione o diffusione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione o diffusione delle stesse informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione è stata effettuata in coerenza con le condizioni per la protezione.

Inoltre, tra le misure di protezione, si evidenziano:
  • i diritti a effettuare una segnalazione e le relative tutele non possono essere limitati in modo pattizio a livello contrattuale; 
  • l’esclusione di ogni altra responsabilità, anche civile e amministrativa, per l’acquisizione o l’accesso alle informazioni sulle violazioni, salva l’ipotesi in cui la condotta costituisca reato;
  • l’esclusione di ogni altra responsabilità con riguardo a comportamenti, atti, omissioni posti in essere se collegati alla segnalazione e strettamente necessari a rivelare la violazione o, comunque, non collegate alla segnalazione.

14. Regime sanzionatorio 

Il sistema disciplinare adottato dalla Società ai sensi dell’art. 6, comma 2, lettera e), del D. Lgs.  231/2001, e richiamato nella Parte Generale del Modello 231, prevede sanzioni da applicare nei confronti di coloro che la Società accerta essere responsabili degli illeciti riferiti a:
  • commissione di ritorsioni o proposta di adozione, ostacolo alla segnalazione (anche tentato) o violazione degli obblighi di riservatezza,
  • mancate istituzione dei canali di segnalazione, mandata adozione di procedure per la gestione delle stesse, ovvero procedure non conformi alle prescrizioni del decreto ovvero assenza di attività di verifica e analisi delle segnalazioni,
  • responsabilità civile della persona segnalante, anche con sentenza di primo grado, per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave, salvo che la medesima sia stata già condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia;
nonché nei confronti di chiunque violi la presente procedura.

Per gli stessi illeciti, ANAC può intervenire con l’applicazione di sanzioni amministrative pecuniarie (da € 500 fino a € 50.000) in caso di accertamento degli stessi illeciti. 

Allegati 

Linee guida ANAC “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” scaricabili all’indirizzo: https://www.anticorruzione.it/-/del.311.2023.linee.guida.whistleblowing



[1] Si faccia riferimento agli allegati della Direttiva 2019/1937 e del D.Lgs. 24/23.
[2] Si faccia riferimento agli allegati della Direttiva 2019/1937 e del D.Lgs. 24/23.
[3] Da intendersi quale rapporto di lavoro subordinato con l’organizzazione ovvero di prestazione professionale/lavorativa, presente o passato.
[4] cfr. art. 7 del D.Lgs. 24/23
[5] Al 11.12.2023 ruolo ricoperto da Bruno Treglia (bruno.treglia@ballarini.it).