Règles de procédure
du service d’assistance relatif à la conformité
Les présentes règles de procédure s’appliquent à tous les signalements reçus par le service d’assistance relatif à la conformité, à l’exception des plaintes de clients ou de partenaires commerciaux concernant des dysfonctionnements dans la relation commerciale, qui relèvent notamment de la compétence du service clientèle concerné.
Les indications peuvent être fournies aussi bien par des collaborateurs que par des tiers externes, notamment des personnes potentiellement concernées.
Le service d’assistance relatif à la conformité est géré par la médiatrice externe suivante :
Mme Prof. Dr. Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, Allemagne
Ruhrtal 5
58456 Witten, Allemagne
Le service d’assistance relatif à la conformité peut être contacté gratuitement des différentes façons suivantes par les personnes souhaitant effectuer un signalement :
- Avec le formulaire de contact protégé et crypté de ce site
- Par e-mail envoyé à l’adresse : kohler@helpline-werhahn.de
- Par téléphone au : 00800 17 17 17 17 (appel international)
Des numéros de téléphone spéciaux s’appliquent aux pays suivants :
Inde : 000800 049 0030
Japon : 010 800 17 17 17 17
Japon : 0033 010800 17 17 17 17 (à partir d’autres réseaux via NTT)
Japon : 001 010800 17 17 17 17 (à partir d’autres réseaux via KDDI)
Japon : 0061 010800 17 17 17 17 (à partir d’autres réseaux via Softbank)
Canada : 011800 17 17 17 17
Russie : 810 800 17 17 17 17
Turquie : 00800 491 17 17 17 17
Ukraine : 0800 503998
États-Unis : 1 833 209 6531
Inde : 000800 049 0030
Japon : 010 800 17 17 17 17
Japon : 0033 010800 17 17 17 17 (à partir d’autres réseaux via NTT)
Japon : 001 010800 17 17 17 17 (à partir d’autres réseaux via KDDI)
Japon : 0061 010800 17 17 17 17 (à partir d’autres réseaux via Softbank)
Canada : 011800 17 17 17 17
Russie : 810 800 17 17 17 17
Turquie : 00800 491 17 17 17 17
Ukraine : 0800 503998
États-Unis : 1 833 209 6531
Les signalement peuvent également être effectués auprès de la/du responsable de la conformité de la société concernée. Les présentes règles de procédure s’appliquent de la même manière à de tels signalement.
En cas de signalement, les Étapes de la procédure suivantes s’appliquent :
| A. | Confirmation de réception
| B. | Enregistrement des faits signalés
| C. | Explication de la procédure
| D. | Confidentialité, interdiction de représailles
| E. | Documentation
| F. | Poursuite de la procédure, suivi
| G. | Mesures correctives
| H. | Retour d’informations
| I. | Délais de suppression
| B. | Enregistrement des faits signalés
| C. | Explication de la procédure
| D. | Confidentialité, interdiction de représailles
| E. | Documentation
| F. | Poursuite de la procédure, suivi
| G. | Mesures correctives
| H. | Retour d’informations
| I. | Délais de suppression
A. Confirmation de réception
La confirmation de réception se fait, en général, par la même la méthode que celle choisie pour le signalement par la personne qui est à son origine. Dans le cas d’un signalement par message vocal, la confirmation est effectuée via le moyen de contact indiqué par la personne ayant effectué le signalement.
Cette confirmation de réception a lieu dans les sept jours.
Cette confirmation de réception a lieu dans les sept jours.
Si le signalement est effectué anonymement et sans indiquer de coordonnées, ou si aucune boîte de messagerie sécurisée n’a été créée lors de la soumission d’un signalement anonyme via le portail d’assistance relatif à la conformité, aucune confirmation de réception ne peut être envoyée.
B. Enregistrement des faits signalés
La médiatrice enregistre le plus précisément possible les faits signalés par la personne ayant effectué le signalement. Elle discute des faits avec celle-ci, dans la mesure où il existe une possibilité de contact, et pose les questions complémentaires nécessaires, notamment pour obtenir les informations suivantes :
- Que s’est-il passé et comment ?
- Quand cela s’est-il produit et la situation perdure-t-elle ?
- Où cela s’est-il passé ? Dans quelle entreprise et à quel endroit ?
- Qui est concerné ?
- Existe-t-il des documents ou des preuves ?
C. Explication de la procédure
La médiatrice explique à la personne ayant effectué le signalement la procédure que celui-ci engendre. Elle lui explique également les mesures prises pour garantir sa confidentialité et l’interdiction de représailles.
D. Confidentialité, interdiction de représailles
La confidentialité de l’identité de la personne ayant effectué le signalement, des personnes faisant l’objet du signalement et de toute autre personne mentionnée dans le signalement est préservée par le service d’assistance relatif à la conformité, conformément aux exigences légales. L’identité desdites personnes ne peut être connue que des personnes chargées de recevoir les signalement ou de prendre les mesures de suivi, ainsi que des personnes qui les assistent dans l’accomplissement de ces tâches. Les éventuelles exceptions à cette règle découlent des dispositions légales applicables.
Les personnes ayant effectué un signalement ne doivent pas subir de préjudice du fait des droits qui leur sont conférés par les présentes règles de procédure, notamment le droit d’effectuer un signalement, s’ils avaient des raisons suffisantes de penser que l’information qu’ils ont signalée était conforme à la vérité. Les représailles à l’encontre des personnes ayant effectué un signalement sont interdites. Il en va de même pour la menace et toute tentative d’exercice de représailles. La médiatrice examinera toute notification de la personne ayant effectué un signalement concernant un quelconque préjudice et déterminera s’il existe un lien de cause à effet entre son signalement et le préjudice. Si tel est le cas, la médiatrice, en collaboration avec le/la responsable de la conformité de l’entreprise concernée, prendra des mesures correctives immédiates.
E. Documentation
La médiatrice documente le signalement conformément aux exigences légales, notamment en respectant le principe de confidentialité.
Pour les signalements qui ne sont pas reçus par écrit ou sous forme de texte, les règles suivantes s’appliquent :
Pour les signalements qui ne sont pas reçus par écrit ou sous forme de texte, les règles suivantes s’appliquent :
I. Appel téléphonique ou message vocal
Dans le cas de messages téléphoniques ou de messages transmis par un autre moyen de communication vocale, un enregistrement sonore de la conversation pouvant être consulté de manière permanente ou sa transcription complète et exacte (procès-verbal du texte intégral) ne peut être effectué qu’avec le consentement de la personne ayant effectué le signalement. En l’absence d’un tel consentement, le signalement sera documenté par un résumé de son contenu (procès-verbal du contenu).
Dans le cas de messages téléphoniques ou de messages transmis par un autre moyen de communication vocale, un enregistrement sonore de la conversation pouvant être consulté de manière permanente ou sa transcription complète et exacte (procès-verbal du texte intégral) ne peut être effectué qu’avec le consentement de la personne ayant effectué le signalement. En l’absence d’un tel consentement, le signalement sera documenté par un résumé de son contenu (procès-verbal du contenu).
II. Entretien en personne
La médiatrice documente l’entretien par un procès-verbal du contenu.
La médiatrice peut, au lieu de dresser un procès-verbal du contenu, procéder à un enregistrement sonore consultable en permanence ou à un procès-verbal du texte intégral de l’entretien téléphonique ou en personne, si la personne ayant effectué le signalement y consent. Ce consentement doit être documenté. Si la médiatrice a utilisé un enregistrement audio pour rédiger un procès-verbal du texte intégral, elle efface l’enregistrement audio dès que le procès-verbal est rédigé.
La médiatrice documente l’entretien par un procès-verbal du contenu.
La médiatrice peut, au lieu de dresser un procès-verbal du contenu, procéder à un enregistrement sonore consultable en permanence ou à un procès-verbal du texte intégral de l’entretien téléphonique ou en personne, si la personne ayant effectué le signalement y consent. Ce consentement doit être documenté. Si la médiatrice a utilisé un enregistrement audio pour rédiger un procès-verbal du texte intégral, elle efface l’enregistrement audio dès que le procès-verbal est rédigé.
Lors de la rédaction des procès-verbaux, la personne ayant effectué le signalement a toujours la possibilité de vérifier le procès-verbal, de le corriger si nécessaire et de le valider par sa signature ou sous forme électronique.
F. Poursuite de la procédure, suivi
La médiatrice transmet le signalement aux personnes compétentes afin de permettre son traitement ultérieur au sein de l’entreprise concernée par le signalement et s’il revêt une importance majeure, également aux personnes compétentes de Wilh. Werhahn KG. Il s’agit en priorité des responsables de la conformité compétents. Ceux-ci peuvent faire appel à d’autres personnes éventuellement compétentes, telles que les délégués à la protection des données ou les délégués aux droits de l’homme.
Les personnes compétentes décident de l’application des mesures de suivi. Il s’agit notamment de :
Les personnes compétentes décident de l’application des mesures de suivi. Il s’agit notamment de :
- la réalisation d’enquêtes internes, y compris le recours à des experts tiers pour effectuer une enquête complémentaire ;
- l’orientation de la personne ayant effectué le signalement vers un service compétent ;
- la remise du dossier à une autorité compétente ;
- la clôture du dossier par manque de preuves ou pour d’autres raisons.
- Mesures correctives
G. Mesures correctives
Lorsqu’une plainte s’avère justifiée, le ou la responsable de la conformité de l’entreprise concernée par le signalement identifie les mesures correctives nécessaires et entame rapidement leur mise en œuvre. Il ou elle en informe la médiatrice externe.
H. Retour d’informations
Après avoir consulté les responsables de la conformité compétents, la médiatrice fournit à la personne ayant effectué le signalement
a) dans les trois mois suivant la confirmation de la réception du signalement ou,
b) si la réception n’a pas été confirmée, au plus tard trois mois et sept jours après la réception du signalement,
a) dans les trois mois suivant la confirmation de la réception du signalement ou,
b) si la réception n’a pas été confirmée, au plus tard trois mois et sept jours après la réception du signalement,
un retour d’information conforme aux exigences légales concernant les mesures de suivi et les éventuelles mesures correctives.
Un retour d’informations à la personne ayant effectué le signalement ne peut avoir lieu que dans la mesure où cela n’affecte pas les recherches ou les enquêtes internes et ne porte pas atteinte aux droits des personnes qui font l’objet d’un signalement ou qui sont mentionnées dans le signalement.
I. Délais de suppression
La médiatrice veille au respect des délais légaux de suppression de la documentation. Par ailleurs, la documentation est supprimée dans la mesure où il n’existe plus d’intérêt légitime à la conserver.
Si une suppression est prévue, la médiatrice en informe au préalable les personnes chargées du traitement à ce moment au sein du groupe d’entreprises Werhahn et supprime les documents qu’elle conservait au moment de l’expiration du délai.
Outre la documentation (E.), la médiatrice saisit le signalement reçu sans référence à des personnes à des fins statistiques. Cette collecte de données, anonymisée à tous les niveaux, n’est soumise à aucun délai de suppression.