Jednací řád compliance helpline

Tento jednací řád je platný pro všechny informace, které obdrží linka pomoci pro dodržování shody, s výjimkou stížností zákazníků nebo obchodních partnerů na narušení obchodního vztahu, za které zodpovídá zejména příslušný zákaznický servis.

Informace mohou podávat jak zaměstnanci, tak i externí třetí strany, zejména potenciálně postižení.

O linku pomoci pro dodržování shody se stará externí ombudsmanka:

paní Prof. Dr. Eva Kohlerová
Ruhrtal 5
58456 Witten, Německo

Linka pomoci pro dodržování shody je pro ohlašovatele dostupná pomocí následujících bezplatných ohlašovacích kanálů:

chráněný a kódovaný formulář na této straně
přes e-mail na kohler@helpline-werhahn.de
telefonicky: 00800 17 17 17 17 (dostupné mezinárodně)

Pro tyto země jsou platná zvláštní telefonní čísla:

Indie: 000800 049 0030
Japonsko: 010 800 17 17 17 17
Japonsko: 0033 010800 17 17 17 17 (z jiných sítí přes NTT)
Japonsko: 001 010800 17 17 17 17 (z jiných sítí přes KDDI)
Japonsko: 0061 010800 17 17 17 17 (z jiných sítí přes Softbank)
Kanada: 011800 17 17 17 17
Rusko: 810 800 17 17 17 17
Turecko: 00800 491 17 17 17 17
Ukrajina: 0800 503998
USA: 1 833 209 6531

Informace lze předat také kontrolorovi shody příslušné společnosti. Tento jednací řád se příslušným způsobem vztahuje i na tato hlášení.

V případě hlášení se rozlišují následující procesní kroky:

| A. | Potvrzení přijetí
| B. | Evidence nahlášené skutečnosti
| C. | Vysvětlení procesu
| D. | Důvěrnost, zákaz odvetných opatření
| E. | Dokumentace
| F. | Další postup, následná opatření
| G. | Nápravná opatření
| H. | Zpětné hlášení
| I. | Lhůty pro smazání

A. Potvrzení přijetí

Potvrzení přijetí probíhá obvykle zpětně prostřednictvím ohlašovacího kanálu vybraného oznamující osobou. V případě hlášení podaného hlasovou zprávou probíhá potvrzení prostřednictvím kontaktu uvedeného oznamující osobou.

Potvrzení přijetí proběhne během sedmi dní.

Pokud hlášení proběhne anonymně a bez uvedení kontaktních údajů nebo pokud nebyla pro odeslání anonymní informace prostřednictvím portálu linky pomoci pro dodržování shody zřízena zabezpečená poštovní schránka, k potvrzení přijetí nedojde.

B. Evidence nahlášené skutečnosti

Ombudsman zaznamená skutečnost, kterou nahlásila oznamující osoba, co nejpřesněji. Pokud je k dispozici možnost kontaktu, probere s oznamující osobou skutečnost a položí nezbytné dotazy za účelem zjištění zejména následujících informací:

Co se stalo?
Kdy se to stalo a přetrvává stav i nadále?
Kde se to stalo? U které společnosti a na které pobočce?
Kdo je postižen?
Existují doklady nebo důkazy?

C. Vysvětlení procesu

Ombudsman vysvětlí oznamující osobě další postup, který navazuje na hlášení. Rovněž vysvětlí opatření k zajištění důvěrnosti a zákazu odvetných opatření.

D. Důvěrnost, zákaz odvetných opatření

Důvěrnosti identity oznamující osoby, osob, které jsou předmětem hlášení, a také ostatních osob uvedených v hlášení, zachová linka pomoci pro dodržování shody v souladu se zákonnými požadavky. Identita uvedených osob může být známa výhradně osobám, které jsou odpovědné za přijímání hlášení nebo provádění následných opatření, a také osobám zajišťujícím podporu při plnění těchto úkolů. Případné výjimky z tohoto vyplývají z příslušných platných zákonných ustanovení.

Oznamující osoby nesmějí být z důvodu práv, na která mají podle tohoto jednacího řádu nárok, zejména práva na podání hlášení, znevýhodňovány, pokud měli rozumný důvod se domnívat, že informace, které nahlásili, jsou pravdivé. Odvetná opatření namířená proti oznamujícím osobám jsou zakázána. Totéž platí také pro vyhrožování a pokus vyvíjet odvetná opatření. Ombudsman každé sdělení oznamující osoby sleduje a prozkoumá, zda existuje příčinná souvislost mezi hlášením a znevýhodněním. Pokud by tomu tak bylo, nařídí ombudsman společně s kontrolorem shody příslušného podniku okamžitou nápravu.

E. Dokumentace

Ombudsman zdokumentuje hlášení v souladu se zákonnými specifikacemi, zejména při respektování požadavku na zachování důvěrnosti.

V případě hlášení, která nejsou podána písemně nebo v textové podobě, platí následující:

I. Telefonát nebo hlasová zpráva
V případě telefonických hlášení nebo hlášení prostřednictvím jiného druhu hlasového přenosu může být pořízen trvale dostupný zvukový záznam rozhovoru nebo jeho úplný a přesný zápis (slovní protokol) pouze se souhlasem oznamující osoby. Pokud takový souhlas neexistuje, bude hlášení zdokumentováno rekapitulací jeho obsahu (obsahový protokol).

II. Osobní rozhovor
Ombudsman zdokumentuje rozhovor pomocí obsahového protokolu.

V případě souhlasu oznamující osoby může ombudsman, místo obsahového protokolu, pořídit trvale dostupný zvukový záznam rozhovoru nebo protokol doslovného znění telefonického nebo osobního rozhovoru. Souhlas musí být zdokumentován. Pokud ombudsman použil pro pořízení slovního protokolu zvukový záznam, musí po dokončení protokolu zvukový záznam vymazat.

Oznamující osobě bude při pořízení protokolů vždy poskytnuta možnost protokol zkontrolovat, případně opravit a svým podpisem nebo v elektronické formě potvrdit.

F. Další postup, následná opatření

Ombudsman předá hlášení pro jeho další zpracování příslušným osobám podniku, kterých se hlášení týká a v případě značné důležitosti i odpovědným osobám ve společnosti Wilh. Werhahn KG. Těmi jsou přednostně kompetentní kontroloři shody. Ti mohou popř. přizvat další odpovědné osoby jako např. pověřence pro ochranu osobních údajů nebo pověřence pro lidská práva.

Kompetentní osoby rozhodnou o zavedení následných opatření. K nim patří zejména:

Provedení interních šetření včetně zapojení třetích expertů do dalšího vyšetřování
Reference oznamující osoby na příslušné místo
Předání postupu příslušnému úřadu
Ukončení postupu pro nedostatek důkazů nebo z jiných důvodů
Nápravná opatření

G. Nápravná opatření

V případě, že se stížnost ukáže jako oprávněná, identifikuje kontrolor shody v podniku, kterého se hlášení týká, potřebná nápravná opatření a okamžitě zahájí jejich realizaci. O této skutečnosti informuje externího ombudsmana.

H. Zpětné hlášení

Ombudsman poskytne, po rozhovoru s příslušnými kontrolory shody, oznamující osobě

během tří měsíců po potvrzení doručení hlášení nebo,
pokud nebylo doručení potvrzeno, nejpozději tři měsíce a sedm dní po doručení hlášení,

zpětné hlášení o následných a případných nápravných opatřeních, které je v souladu se zákonnými požadavky.

Zpětné hlášení může být oznamující osobě podáno pouze v případě, že to nemá vliv na interní šetření nebo vyšetřování a neomezí práva osob, které jsou předmětem hlášení nebo jsou v hlášení uvedeny.

I. Lhůty pro smazání

Ombudsman sleduje dodržování zákonných lhůt pro smazání dokumentace. V opačném případě bude dokumentace smazána, pokud již neexistuje oprávněný zájem na její uchovávání.

Pokud má dojít ke smazání, informuje ombudsman předem osoby, které se v rámci podnikatelské skupiny Werhahn aktuálně zabývají zpracováním, a v okamžiku uplynutí lhůty uložené dokumenty smaže.

Kromě dokumentace (E.) shromažďuje ombudsman doručená hlášení bez vztahu k osobám pro statistické účely. Toto shromažďování dat, které je v každém ohledu anonymní, nepodléhá žádným lhůtám pro smazání.