Rules of procedure
合规服务热线的程序规则
该程序规则适用于通过合规服务热线收到的所有举报，但客户或业务合作伙伴有关业务关系中冲突的投诉除外，这种情况由相应的客服部门负责。
该程序规则适用于通过合规服务热线收到的所有举报，但客户或业务合作伙伴有关业务关系中冲突的投诉除外，这种情况由相应的客服部门负责。
既可以由员工也可以由外部第三者、尤其是可能的当事人提供举报。
合规服务热线由以下外部监察员负责监管：
教授/博士 Eva Kohler 女士
Ruhrtal 5
58456 Witten, 德国
举报者可以通过以下免费的举报渠道接通合规服务热线：
Ruhrtal 5
58456 Witten, 德国
举报者可以通过以下免费的举报渠道接通合规服务热线：
- 本页面上加密保护的联系表
- 发送电子邮件到 kohler@helpline-werhahn.de
- 电话：00800 17 17 17 17（国际电话）
针对以下国家/地区提供特别的电话号码：
印度：000800 049 0030
日本：010 800 17 17 17 17
日本：0033 010800 17 17 17 17（从其他网络通过 NTT）
日本：001 010800 17 17 17 17（从其他网络通过 KDDI）
日本：0061 010800 17 17 17 17（从其他网络通过 Softbank）
加拿大：011800 17 17 17 17
俄罗斯：810 800 17 17 17 17
土耳其：00800 491 17 17 17 17
乌克兰：0800 503998
美国：1 833 209 6531
日本：010 800 17 17 17 17
日本：0033 010800 17 17 17 17（从其他网络通过 NTT）
日本：001 010800 17 17 17 17（从其他网络通过 KDDI）
日本：0061 010800 17 17 17 17（从其他网络通过 Softbank）
加拿大：011800 17 17 17 17
俄罗斯：810 800 17 17 17 17
土耳其：00800 491 17 17 17 17
乌克兰：0800 503998
美国：1 833 209 6531
也可以将举报提供给各个相关公司的合规官。本程序规则即适用于这样的举报。
发生举报时，需要区分以下程序步骤：
| A. | 收到确认
| B. | 登记举报事实
| C. | 解释程序
| D. | 保密性，禁止报复
| E. | 记录在案
| F. | 进一步的程序，后续措施
| G. | 补救措施
| H. | 反馈
| I. | 删除期限
| B. | 登记举报事实
| C. | 解释程序
| D. | 保密性，禁止报复
| E. | 记录在案
| F. | 进一步的程序，后续措施
| G. | 补救措施
| H. | 反馈
| I. | 删除期限
A. 收到确认
通常按举报人所选的举报途径以对称方式进行收到确认。通过语音消息提供举报时，将按举报人提供的联系方式进行确认。
应在七天之内进行收到确认。
如果是匿名举报并且没有提供联系信息或者在通过合规服务热线提供匿名举报时没有设置安全邮箱，则无法完成收到确认。
B. 登记举报事实
监察员应尽可能准确地登记举报人所举报的事实。存在联系方式时，他/她应与举报人讨论举报事实并提出必要的反问，以确定尤其是以下信息：
- 具体情况是如何发生的？
- 时发生的以及相关状况是否仍然存在？
- 发生地点在哪儿？在哪个企业中以及在哪个基地中？
- 当事人是谁？
- 是否有证据或证明？
C. 解释程序
监察员应向举报人员解释举报之后的进一步程序。同时还会解释用于确保保密性和禁止报复的措施。
D. 保密性，禁止报复
通过合规服务热线提供举报时，将会根据法律要求保密对待举报人、被举报人以及其他在举报中所提及人员的身份。只有负责接收举报或负责采取后续措施以及协助执行任务的人员才能知道所述人员的身份。任何例外情况都应遵守适用的法律规定。
如果举报人有充分理由认定其举报的信息是真实的，则其不能因根据本程序规则所享有的权利、尤其是举报权而受到影响。禁止报复举报人。这同样适用于威胁和企图报复。当举报人反映受到歧视时，监察员将会进行跟踪调查并澄清，在举报与歧视行为之间是否存在因果关系。如果是，则监察员将与相应企业的合规官一起立即采取补救措施。
E. 记录在案
监察员应根据法律规定、尤其在注意保密协议的前提下将举报情况记录在案。
以非出面或文本形式收到举报时，适用以下规定：
I. 电话或语音消息
如果收到电话举报或通过其他语音传输方式提供的举报，那么仅当获得举报人的同意时，才允许保存一份可随时调取的录音或其完整、准确的记录（文字记录）。如果没有这样的同意，则只能以内容摘要（内容记录）的形式记录举报情况。
II. 个人对话
监察员应以内容记录的形式记录对话过程。
如果收到电话举报或通过其他语音传输方式提供的举报，那么仅当获得举报人的同意时，才允许保存一份可随时调取的录音或其完整、准确的记录（文字记录）。如果没有这样的同意，则只能以内容摘要（内容记录）的形式记录举报情况。
II. 个人对话
监察员应以内容记录的形式记录对话过程。
如果举报人同意，则监察员可以创建一份可随时调取的录音或者一份电话或个人对话的书面记录。同意书应记录在案。如果监察员使用录音来创建书面记录，那么一旦完成记录，应立即将录音删除。
在创建记录时，举报人始终有权利检查记录以及在必要时进行更正，并通过签字或电子形式予以确认。
F. 进一步的程序，后续措施
监察员会将举报转发给举报相关企业内负责进一步处理的人员，情况严重时，还会转发给 Wilh.Werhahn KG 中的负责人。这里主要是指主管合规官。另外还可能有其他的主管人员，例如数据保护官或人权保护官。
主管人员决定后续措施。其中尤其包含：
- 执行内部调查，包括委托第三方专家进行进一步调查
- 将举报人移交主管部门
- 将过程提交主管当局
- 因缺乏证据或其他原因而结束过程
- 补救措施
G. 补救措施
举报相关企业的合规官会在投诉被证明合法时确定必要的补救措施并及时开始实施这些措施。他/她会将相关情况报告给外部监察员。
H. 反馈
监察员会在与主管合规官协商之后
a) 在确认收到举报之后三个月内，或者
b) 在未确认收到时，最晚在收到举报之后三个月零七天内
a) 在确认收到举报之后三个月内，或者
b) 在未确认收到时，最晚在收到举报之后三个月零七天内
根据法律要求就后续和可能的补救措施向举报人提供一个反馈。
仅当不会影响内部跟踪调查并且不会影响被举报人或举报中所提及人员的权利时，才能向举报人提供反馈。
I. 删除期限
监察员会监督是否遵守法定的档案删除期限。另外，如果档案的保存不再具有合法权益，则会将其删除。
需要删除时，监察员会提前通知 Werhahn 集团内部负责处理的相关人员并在到期时删除保存在其处的文件。
除了档案 (E.) 之外，监察员还会为统计目的而登记收到的举报，不涉及个人。在此被匿名化的数据登记没有删除期限。