Reglamento de la Compliance-Helpline
Este Reglamento se aplica a todos los avisos que lleguen a la Compliance-Helpline, a excepción de reclamaciones de clientes o socios sobre deficiencias en la relación comercial. En estos casos, el departamento responsable será el servicio de atención al cliente correspondiente.
Los avisos los pueden enviar empleados o terceras personas externas, especialmente los/las potencialmente afectados/as.
La Compliance-Helpline la dirige la siguiente persona defensora de los/las empleaos/as:
Sra. Prof. Dr. Eva Kohler
Ruhrtal 5
58456 Witten, Alemania
Ruhrtal 5
58456 Witten, Alemania
Las personas que lo necesiten pueden ponerse en contacto con la Compliance-Helpline a través de los siguientes canales gratuitos:
- A través del formulario de contacto cifrado y protegido de esta página
- Mediante un correo electrónico a kohler@helpline-werhahn.de
- Por teléfono: 00800 17 17 17 17 (acceso internacional)
Los siguientes países deben usar números específicos:
India: 000800 049 0030
Japón: 010 800 17 17 17 17
Japón: 0033 010800 17 17 17 17 (desde otras redes a través de NTT)
Japón: 001 010800 17 17 17 17 (desde otras redes a través de KDDI)
Japón: 0061 010800 17 17 17 17 (desde otras redes a través de Softbank)
Canadá: 011800 17 17 17 17
Rusia: 810 800 17 17 17 17
Turquía: 00800 491 17 17 17 17
Ucrania: 0800 503998
EE. UU.: 1 833 209 6531
Japón: 010 800 17 17 17 17
Japón: 0033 010800 17 17 17 17 (desde otras redes a través de NTT)
Japón: 001 010800 17 17 17 17 (desde otras redes a través de KDDI)
Japón: 0061 010800 17 17 17 17 (desde otras redes a través de Softbank)
Canadá: 011800 17 17 17 17
Rusia: 810 800 17 17 17 17
Turquía: 00800 491 17 17 17 17
Ucrania: 0800 503998
EE. UU.: 1 833 209 6531
También se pueden enviar avisos al/la Compliance Officer de la correspondiente empresa afectada. Este Reglamento se aplica, según corresponda, también a este tipo de mensajes.
Si se envía un mensaje, se distinguen los siguientes pasos de proceso:
| A. | Confirmación de recepción
| B. | Registro de la situación comunicada
| C. | Explicación del proceso
| D. | Confidencialidad, prohibición de represalias
| E. | Documentación
| F. | Procedimiento posterior, medidas de seguimiento
| G. | Medidas de solución
| H. | Respuesta
| I. | Plazos de eliminación
| B. | Registro de la situación comunicada
| C. | Explicación del proceso
| D. | Confidencialidad, prohibición de represalias
| E. | Documentación
| F. | Procedimiento posterior, medidas de seguimiento
| G. | Medidas de solución
| H. | Respuesta
| I. | Plazos de eliminación
A. Confirmación de recepción
La confirmación de recepción suele enviarse a través del mismo canal de comunicación que la persona correspondiente eligió para comunicar el aviso. En caso de un aviso mediante un mensaje de voz, la confirmación se realizará a través del medio de contacto indicado por la persona que realizó el aviso.
La confirmación de recepción debe enviarse en un plazo de siete días.
Si el mensaje es anónimo y no incluye datos de contacto o si no se ha configurado una bandeja de correo segura al entregar un aviso anónimo en el portal de Compliance-Helpline, no se puede emitir ninguna confirmación de recepción.
B. Registro de la situación comunicada
La persona defensora de los/las empleados/as debe registrar la situación comunicada por la persona que envía el aviso con la mayor precisión posible. Si existe un medio de contacto, hablará de la situación con la persona que dio el aviso y hará las preguntas correspondientes, sobre todo en cuanto a la siguiente información:
- ¿Qué ha pasado?
- ¿Cuándo ha pasado y sigue vigente la situación?
- ¿Dónde ha pasado? ¿En qué empresa y en qué ubicación?
- ¿A quién afecta?
- ¿Existen comprobantes o documentos acreditativos?
C. Explicación del proceso
La persona defensora de los/las empleados/as explicará a la persona que dio el aviso los procesos posteriores a la recepción de su mensaje. También se deben explicar las medidas para garantizar la confidencialidad y la prohibición de cualquier represalia.
D. Confidencialidad, prohibición de represalias
La Compliance-Helpline garantiza la confidencialidad de la persona que da el aviso, el contenido del mensaje y de cualquier otra persona mencionada en el mensaje, de conformidad con la normativa legal. La identidad de las personas mencionadas solo se puede revelar a las personas responsables de recibir los mensajes o de tomar medidas de seguimiento, así como las personas que ayuden a realizar estas tareas. Pueden darse posibles excepciones en función de las normativas legales.
Las personas que dan el aviso no se pueden ver perjudicadas por los derechos que les confiere este Reglamento, sobre todo el derecho de enviar un mensaje, si tenían motivos suficientes para suponer que la información comunicada era veraz. Se prohíbe cualquier represalia contra personas que dan un aviso. Tampoco se permite amenazar con represalias ni intentar llevarlas a cabo. La persona defensora de los/las empleados/as debe investigar todos los mensajes de la persona que da el aviso sobre cualquier perjuicio y establecer si existe relación entre el mensaje y el perjuicio. Si es el caso, la persona defensora de los/las empleados/as debe aportar una solución inmediata junto con el/la Compliance-Officer de la empresa correspondiente.
E. Documentación
La persona defensora de los/las empleados/as documentará el mensaje de conformidad con las normativas legales, especialmente, de conformidad con la obligación de confidencialidad.
En caso de mensajes que no se presentan de forma escrita o mediante un texto, se aplica lo siguiente:
I. Llamada telefónica o mensaje de voz
En caso de mensajes telefónicos u otros mensajes de cualquier tipo de comunicación por voz, solo se puede grabar una copia reproducible de la conversación o transcribir esta de forma precisa (protocolo palabra por palabra) con el consentimiento de la persona que da el aviso. Si no existe tal consentimiento, el mensaje debe documentarse mediante un resumen de su contenido (protocolo de contenido).
En caso de mensajes telefónicos u otros mensajes de cualquier tipo de comunicación por voz, solo se puede grabar una copia reproducible de la conversación o transcribir esta de forma precisa (protocolo palabra por palabra) con el consentimiento de la persona que da el aviso. Si no existe tal consentimiento, el mensaje debe documentarse mediante un resumen de su contenido (protocolo de contenido).
II. Conversación personal
La persona defensora de los/las empleados/as debe documentar la conversación mediante un protocolo de contenido.
La persona defensora de los/las empleados/as debe documentar la conversación mediante un protocolo de contenido.
La persona defensora de los/las empleados/as puede grabar la conversación telefónica o personal o transcribirla palabra por palabra en lugar de redactar un protocolo de contenido si la persona que da el aviso da su consentimiento. El consentimiento debe documentarse. Si la persona defensora de los/las empleados/as ha empleado una grabación de sonido para elaborar el protocolo palabra por palabra, eliminará la grabación en cuanto haya finalizado el protocolo.
En caso de que se elaboren protocolos siempre se le concederá a la persona que dio el aviso la posibilidad de comprobar y, en su caso, corregir el protocolo y de firmarlo o confirmarlo de forma electrónica.
F. Procedimiento posterior, medidas de seguimiento
La persona defensora de los/las empleados/as trasmitirá el mensaje a las personas responsables de su procesamiento posterior de la empresa afectada por el mensaje y, en caso de casos de suma importancia, también a las personas responsables de Wilh. Werhahn KG. Principalmente, los/las Compliance-Officers responsables. Estos/as pueden consultar a otras personas responsables, como encargados de protección de datos o encargados del cumplimiento de los Derechos Humanos.
Las personas responsables decidirán sobre la toma de medidas de seguimiento. Entre estas se incluyen principalmente:
- Realización de investigaciones internas, incluido el encargo de más investigaciones a expertos externos
- Remisión de la persona que da el aviso a un organismo responsable
- Cesión del proceso a una autoridad competente
- Cierre del proceso debido a la ausencia de pruebas o por otros motivos
- Medidas de solución
G. Medidas de solución
En el caso en el que una queja resulte justificada, el/la Compliance-Officer de la empresa afectada por el mensaje identificará las medidas de solución necesarias y procederá a su aplicación lo antes posible. Informará a la persona defensora de los/las empleados/as externa al respecto.
H. Respuesta
La persona defensora de los/las empleados/as, tras consultar a los/las Compliance-Officers responsables,
a) dará una respuesta sobre las medidas de seguimiento y posibles medidas de solución a la persona que dio el aviso en un plazo de tres meses a contar a partir de la confirmación de recepción del mensaje o,
b) si la recepción del mensaje no se ha confirmado, como muy tarde, en un plazo de tres meses y siete días a contar desde la recepción del mensaje,
de conformidad con las normativas legales.
b) si la recepción del mensaje no se ha confirmado, como muy tarde, en un plazo de tres meses y siete días a contar desde la recepción del mensaje,
de conformidad con las normativas legales.
La respuesta a la persona que da el aviso solo se puede producir si su envío no perjudica ningún tipo de investigación interna y no vulnera los derechos de las personas que son objeto del mensaje o que se mencionan en el mensaje.
I. Plazos de eliminación
La persona defensora de los/las empleados/as se encargará de cumplir con los plazos de eliminación legales para la documentación. Por lo demás, la documentación se eliminará en cuanto deje de existir un interés legítimo en su conservación.
Si se acerca la fecha de un plazo de eliminación, la persona defensora de los/las empleados/as avisará con antelación a las personas del grupo empresarial Werhahn que en su momento participaron en el procesamiento y procederá a eliminar los documentos correspondientes bajo su custodia en la fecha en la que venza el plazo.
Al margen de la documentación (E.), la persona defensora de los/las empleados/as registrará el mensaje sin referencia a ninguna persona por motivos estadísticos. Esta recopilación de datos plenamente anónima no está sujeta a ningún plazo de eliminación.