Dichiarazione sulla protezione dei dati
I Wilh. Werhahn KG prende molto sul serio la protezione dei dati personali. La presente dichiarazione sulla protezione dei dati spiega il trattamento dei dati personali durante l'utilizzo della Compliance Helpline.
Responsabile del trattamento dei dati personali è:
Wilh. Werhahn KG
Königstr. 1
41460 Neuss
Germania
Tel.: +49 2131 916-0
E-mail: info@werhahn.de
Sito web: www.werhahn.de
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Il nostro responsabile della protezione dei dati è raggiungibile all'indirizzo:
Wilh. Werhahn KG
Responsabile della protezione dei dati
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Tel.: +49 2131 916-0
E-mail: datenschutz@werhahn.de
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Trattamento dei dati personali in caso di utilizzo della Compliance Helpline
In linea di principio, l'utilizzo della Compliance Helpline è completamente anonimo, e può quindi essere effettuato senza fornire dati personali che vi riguardano. Tuttavia, è possibile fornire volontariamente dati personali durante il processo di segnalazione, ad esempio informazioni sulla propria identità, nome e cognome, paese di residenza, numero di telefono o indirizzo e-mail.
Il sito Web Compliance Helpline garantisce un utilizzo anonimo tramite una connessione crittografata. Durante l'utilizzo non vengono rilevati né il vostro indirizzo IP né la vostra posizione attuale. Solo nell'ambito della selezione della lingua, quest’ultima viene memorizzata da un cosiddetto cookie di sessione. Non avviene il trattamento di altri dati (in particolare dati del browser). Di conseguenza, non è possibile identificare gli utenti della Compliance Helpline tramite i dati di utilizzo.
Dopo aver inviato un avviso, riceverete un link di accesso e una password personale alla casella postale della Compliance Helpline, al fine di poter continuare a comunicare in modo protetto anche dopo il vostro primo messaggio.
La Wilh. Werhahn KG gestisce la Compliance Helpline per se stessa e per le altre aziende del gruppo Werhahn. I messaggi ricevuti tramite la Compliance Helpline non vengono elaborati da Wilh. Werhahn KG, ma trasmessi al difensore civico esterno, la Prof. Dott.ssa Eva Kohler, Ruhrtal 5, 58456 Witten/Germania. Il difensore civico effettua una prima valutazione del messaggio e decide se deve essere fornita un'informazione ai rappresentanti dell'azienda interessata. In tal caso, trasmette i dati personali necessari per l'informazione sull'avviso ai rappresentanti aziendali designati. Se lo indicate espressamente durante il vostro messaggio, i vostri dati personali non verranno trasmessi a noi o all'azienda interessata.
Finalità e base giuridica del trattamento
I dati personali raccolti in relazione alla Compliance Helpline vengono trattati per indagare su avvisi di violazioni rilevanti ai fini dei messaggi e per chiarire eventuali sospetti di avvisi mendaci forniti deliberatamente o sulla base di una negligenza grave. La base giuridica per il trattamento dei dati è l'articolo 6, paragrafo 1, lettere c) e f) del RGPD e la legge sugli obblighi di diligenza aziendale per prevenire le violazioni dei diritti umani nelle catene di approvvigionamento (LkSG) e la legge sulla protezione dei segnalatori (HinSchG). Le aziende del gruppo Werhahn sono tenute a istituire uffici di segnalazione interni e a proteggere le persone che forniscono informazioni. Avete inoltre un legittimo interesse a garantire il rispetto delle leggi e delle direttive da parte dei collaboratori del Gruppo Werhahn.
I dati personali raccolti in relazione alla Compliance Helpline vengono trattati per indagare su avvisi di violazioni rilevanti ai fini dei messaggi e per chiarire eventuali sospetti di avvisi mendaci forniti deliberatamente o sulla base di una negligenza grave. La base giuridica per il trattamento dei dati è l'articolo 6, paragrafo 1, lettere c) e f) del RGPD e la legge sugli obblighi di diligenza aziendale per prevenire le violazioni dei diritti umani nelle catene di approvvigionamento (LkSG) e la legge sulla protezione dei segnalatori (HinSchG). Le aziende del gruppo Werhahn sono tenute a istituire uffici di segnalazione interni e a proteggere le persone che forniscono informazioni. Avete inoltre un legittimo interesse a garantire il rispetto delle leggi e delle direttive da parte dei collaboratori del Gruppo Werhahn.
Se un avviso riguarda un'operazione che non costituisce una violazione rilevante per la segnalazione, ma che richiede la consultazione di altre divisioni o discipline all'interno del gruppo Werhahn, i dati personali memorizzati in relazione all'avviso possono essere comunicati alle divisioni o alle discipline competenti dell'impresa del Gruppo Werhahn interessata, previa consultazione e consenso della persona che ha effettuato la segnalazione. La base giuridica per questo trattamento è l'articolo 6, paragrafo 1, frase 1, lett. a) e lett. f) del RGPD.
Divulgazione di dati personali
I dati personali raccolti in relazione alla Compliance Helpline vengono trasmessi, a seconda dei casi, ai seguenti destinatari:
I dati personali raccolti in relazione alla Compliance Helpline vengono trasmessi, a seconda dei casi, ai seguenti destinatari:
- Dirigenti e responsabili della Compliance delle aziende del Gruppo Werhahn, nonché reparti e dipartimenti, nella misura in cui possono essere coinvolti nelle indagini di Compliance nell'ambito dei loro incarichi. Un elenco delle aziende ammissibili del Gruppo Werhahn si trova nell'elenco delle partecipazioni azionarie nella rispettiva relazione annuale della Wilh. Werhahn KG, pubblicato sulla homepage della Wilh. Werhahn KG. Alcune di queste aziende si trovano in paesi al di fuori dell'Unione Europea (UE) e dello Spazio Economico Europeo (SEE). Per questi paesi, un elenco che è possibile ottenere dai Compliance Officer competenti per la propria azienda indica se, in base alle conclusioni della Commissione europea, indica se essi possiedono un livello adeguato di protezione dei dati (articolo 45 RGPD) o quali garanzie di protezione dei dati adeguate o appropriate il Gruppo Werhahn ha implementato per consentire un trasferimento legittimo dei dati a queste aziende. Se sono state implementate garanzie sulla protezione dei dati, è possibile ottenerle anche presso i Compliance Officer responsabili della propria azienda.
- Le autorità incaricate dell'applicazione della legge e le altre autorità, nonché i tribunali, quando ordinano e richiedono le eccezioni alla riservatezza.
Periodo di conservazione
Se i dati personali vengono raccolti o elaborati durante una segnalazione alla Compliance Helpline, questi devono essere conservati solo per il tempo e nella misura in cui i compiti della Compliance Helpline lo rendano necessario per l'elaborazione del messaggio. Successivamente, in particolare quando la procedura è conclusa, devono essere immediatamente cancellati. I dati vengono cancellati anche se non viene effettuata un'indagine interna.
Se i dati personali vengono raccolti o elaborati durante una segnalazione alla Compliance Helpline, questi devono essere conservati solo per il tempo e nella misura in cui i compiti della Compliance Helpline lo rendano necessario per l'elaborazione del messaggio. Successivamente, in particolare quando la procedura è conclusa, devono essere immediatamente cancellati. I dati vengono cancellati anche se non viene effettuata un'indagine interna.
I vostri diritti
Ogni interessato ha il diritto all’informazione ai sensi dell'articolo 15 del RGPD, il diritto di rettifica ai sensi dell'articolo 16 del RGPD, il diritto di cancellazione ai sensi dell'articolo 17 del RGPD, il diritto di limitazione del trattamento ai sensi dell'articolo 18 del RGPD e il diritto alla portabilità dei dati ai sensi dell'articolo 20 del RGPD.
Ogni interessato ha il diritto all’informazione ai sensi dell'articolo 15 del RGPD, il diritto di rettifica ai sensi dell'articolo 16 del RGPD, il diritto di cancellazione ai sensi dell'articolo 17 del RGPD, il diritto di limitazione del trattamento ai sensi dell'articolo 18 del RGPD e il diritto alla portabilità dei dati ai sensi dell'articolo 20 del RGPD.
In caso di trattamento di dati personali per l'esecuzione di compiti di interesse pubblico (articolo 6, paragrafo 1, lettera e), del RGPD) o per la tutela di interessi legittimi (articolo 6, paragrafo 1, lettera f), del RGPD), l'utente può opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano con effetto per il futuro (diritto di opposizione (articolo 21 del RGPD).
Se si desidera esercitare i diritti di cui sopra, si prega di contattare l'indirizzo sopra indicato.
Inoltre, esiste un diritto di reclamo presso un'autorità di controllo competente per la protezione dei dati (articolo 77 RGPD).