A Megfelelőség Segélyvonal eljárási szabályzata

Ez az eljárási szabályzat a Megfelelőség Segélyvonalra beérkező valamennyi bejelentésre vonatkozik, kivéve az ügyfelektől vagy üzleti partnerektől érkező, az üzleti kapcsolat megszakadásával kapcsolatos panaszokat, amelyekért kifejezetten az adott ügyfélszolgálat felelős.

A bejelentéseket az alkalmazottak és külső harmadik felek, kifejezetten a potenciálisan érintett felek is benyújthatják.

A Megfelelőség Segélyvonalat a következő külső ombudsman felügyeli:

Prof. Dr. Eva Kohler asszony
Ruhrtal 5
58456 Witten, Németország

A Megfelelőség Segélyvonal a következő bejelentési csatornákon keresztül érhető el, amelyek a bejelentő számára ingyenesek:

az ezen az oldalon található védett és titkosított kapcsolatfelvételi űrlapon
E-mailben a következő címen: kohler@helpline-werhahn.de
Telefonon: 00800 17 17 17 17 (nemzetközileg hívható)

A következő országokban speciális hívószámok érvényesek:

India: 000800 049 0030
Japán: 010 800 17 17 17 17
Japán: 0033 010800 17 17 17 17 (egyéb hálózatokból NTT-vel)
Japán: 001 010800 17 17 17 17 (egyéb hálózatokból KDDI-vel)
Japán: 0061 010800 17 17 17 17 (egyéb hálózatokból Softbank-kal)
Kanada: | 011800 17 17 17 17
Oroszország: | 810 800 17 17 17 17
Törökország: | 00800 491 17 17 17 17
Ukrajna: | 0800 503998
USA: | 1 833 209 6531

A bejelentések az érintett vállalat megfelelőségi tisztviselőjének is megtehetők. Az ilyen bejelentésekre ez az eljárási szabályzat megfelelően alkalmazandó.

Bejelentés esetén a következő eljárási lépéseket különböztetjük meg:

| A. | Beérkezés megerősítése
| B. | A bejelentett tények rögzítése
| C. | Az eljárás magyarázata
| D. | Titoktartás, megtorlás tilalma
| E. | Dokumentáció
| F. | További eljárás, nyomon követési intézkedések
| G. | Jogorvoslati intézkedések
| H. | Visszajelzés
| I. | Törlési határidők

A. Beérkezés megerősítése

A beérkezés megerősítését általában a jelentést tevő személy által választott jelentési csatorna tükrözi vissza. Hangüzenetben történő bejelentés esetén a megerősítés a bejelentő személy által megadott kapcsolattartási lehetőségen keresztül történik.

A beérkezés megerősítése hét napon belül megtörténik.

Ha a bejelentés névtelenül és elérhetőségi adatok megadása nélkül történik, vagy ha a Megfelelőség Segélyvonal portálon keresztül történő névtelen bejelentés benyújtásakor nem volt beállítva biztonságos postafiók, akkor a beérkezés megerősítése nem lehetséges.

B. A bejelentett tények rögzítése

Az ombudsman a lehető legpontosabban rögzíti a bejelentő által bejelentett tényeket. Az ombudsman a bejelentő személlyel – amennyiben lehetőség van a kapcsolatfelvételre – megbeszéli az ügy tényállását, és felteszi a szükséges kérdéseket, amelyben kifejezetten tájékozódik a következő információkról:

Mi történt és hogyan?
Mikor történt, és tart-e még az esemény?
Hol történt? Melyik vállalatnál és melyik helyszínen?
Ki érintett?
Rendelkezésre áll-e bizonylat vagy bizonyíték?

C. Az eljárás magyarázata

Az ombudsman elmagyarázza a bejelentőnek a bejelentést követő eljárást. A bizalmas kezelést biztosító intézkedések és a megtorlás tilalma is ismertetésre kerül.

D. Titoktartás, megtorlás tilalma

A bejelentést tevő személy, a bejelentés tárgyát képező személyek és a bejelentésben megnevezett egyéb személyek személyazonosságának bizalmas kezelését a Megfelelőség Segélyvonal a jogszabályi előírásoknak megfelelően fenntartja. A megnevezett személyek személyazonossága csak a jelentések fogadásáért vagy a nyomon követési intézkedések megtételéért felelős személyek, valamint az őket e feladatok ellátásában segítő személyek számára válhat ismertté. Az e szabály alóli kivételeket az alkalmazandó jogi rendelkezések határozzák meg.

Az jelen szabályzat szerinti jogaik alapján a bejelentőket nem érheti hátrányos megkülönböztetés, különösen a bejelentéshez való joguk alapján, ha alapos okuk volt feltételezni, hogy az általuk bejelentett információ valós. A bejelentők ellen irányuló megtorlások tilosak. Ez vonatkozik a fenyegetésekre és a megtorlásra irányuló kísérletekre is. Az ombudsman kivizsgálja a bejelentő minden diszkriminációról szóló bejelentését, és tisztázza, hogy van-e ok-okozati összefüggés a bejelentés és a diszkrimináció között. Ebben az esetben az ombudsman az érintett vállalat megfelelőségi tisztviselőjével együtt azonnali jogorvoslatot kezdeményez.

E. Dokumentáció

Az ombudsman a jelentést a jogszabályi előírásoknak megfelelően dokumentálja, különös tekintettel a titoktartási kötelezettségre.

A nem írásban vagy szöveges formában beérkező bejelentések esetében a következőket kell alkalmazni:

I. Telefonhívás vagy hangüzenet
A telefonon vagy más hangátvitel útján történő bejelentés esetén a beszélgetésről tartósan előhívható hangfelvétel vagy annak teljes és pontos átirata (szó szerinti jegyzőkönyv) csak a bejelentő személy hozzájárulásával készíthető. Ilyen hozzájárulás hiányában a bejelentést a tartalmának összefoglalójával kell dokumentálni (tartalmi jegyzőkönyv).

II. Személyes találkozó
Az ombudsman a találkozót tartalmi jegyzőkönyvvel dokumentálja.

Tartalmi jegyzőkönyv helyett az ombudsman a telefonos vagy személyes találkozóról tartósan visszakereshető hangfelvételt vagy szó szerinti jegyzőkönyvet is készíthet, ha a bejelentő személy ehhez hozzájárul. A hozzájárulást dokumentálni kell. Ha az ombudsman hangfelvételt használt a szó szerinti jegyzőkönyv elkészítéséhez, akkor az ombudsman a szóbeli jegyzőkönyv elkészítésekor törli a hangfelvételt.

A jegyzőkönyv készítésekor a bejelentőszemélynek mindig lehetőséget kell adni arra, hogy a jegyzőkönyvet áttekintse, szükség esetén javítsa, és aláírásával vagy elektronikus formában megerősítse.

F. További eljárás, nyomon követési intézkedések

Az ombudsman továbbítja a bejelentést a bejelentéssel érintett vállalatnál a további feldolgozásért felelős személyeknek, illetve nagy jelentőség esetén a Wilh. Werhahn KG. illetékes személyzetének. Ők elsősorban a felelős megfelelőségi tisztviselők. Szükség esetén más illetékesek is bevonható, például adatvédelmi tisztviselők vagy emberi jogi tisztviselők.

A felelősök döntenek a nyomon követési intézkedések kezdeményezéséről. Ezek közé tartoznak különösen:

Belső vizsgálatok lefolytatása, beleértve harmadik fél szakértők megbízását a további vizsgálathoz
A bejelentő illetékes szervhez történő továbbítása
Az ügy átadása az illetékes hatóságnak
Az ügy lezárása bizonyítékok hiányában vagy egyéb okokból
Jogorvoslati intézkedések

G. Jogorvoslati intézkedések

Abban az esetben, ha a panasz jogosnak bizonyul, a bejelentésben érintett vállalat megfelelőségi tisztviselője meghatározza a szükséges korrekciós intézkedéseket, és időben kezdeményezi ezen intézkedések végrehajtását. Erről tájékoztatja a külső ombudsmant.

H. Visszajelzés

Az ombudsman a felelős megfelelőségi tisztviselőkkel folytatott konzultációt követően a következő információkat adja át a bejelentő személynek

a) a bejelentés kézhezvételének visszaigazolását követő három hónapon belül, vagy,
b) ha a beérkezés megerősítése nem történt meg, legkésőbb a bejelentés kézhezvételét követő három hónap és hét nap elteltével

visszajelzés a nyomon követésről és az esetleges korrekciós intézkedésekről a jogi követelményeknek megfelelően.

A bejelentést tevő személy csak olyan mértékben kaphat visszajelzést, amely nem érinti a belső vizsgálatokat vagy nyomozásokat, és nem sérti a bejelentés tárgyát képező vagy a bejelentésben megnevezett személyek jogait.

I. Törlési határidők

Az ombudsman ellenőrzi a dokumentáció törlésére vonatkozó törvényes határidők betartását. Ha már nem áll fenn jogos érdeke annak megőrzésére akkor ellenkező esetben a dokumentáció törlésre kerül.

Ha a törlés esedékes, akkor az ombudsman előzetesen tájékoztatja a Werhahn vállalatcsoporton belül azokat a személyeket, akik az adott időpontban részt vettek az adatkezelésben, és a határidő lejártakor törli az általa tárolt dokumentumokat.

A dokumentáción (E.) kívül az ombudsman statisztikai céllal a személyre való hivatkozás nélkül rögzíti a beérkezett bejelentést. Erre a minden tekintetben anonim adatgyűjtésre nem vonatkoznak törlési határidők.